Den årliga revisionens huvuduppdrag är att granska och uttala sig om myndigheternas årsredovisningar. När vi ganskar årsredovisningarna ska vi också i anslutning därtill granska om ledningen i sin förvaltning följer gällande regler och särskilda beslut.
Den årliga revisionen utförs enligt internationella standarder som utvecklats för både privat och offentlig sektor. Den årliga revisionsprocessen indelas i tre faser; planering, granskning samt rapportering och uppföljning.
Planering
Den årliga revisionen granskar inte allt i detalj. Därför görs inledningsvis en noggrann planering av revisionen utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Varje myndighet är unik och vilka risker som finns för att det blir väsentliga fel i årsredovisningen analyseras innan man sätter mål, planerar och väljer metod för revisionen.
Ett väsentligt fel kan exempelvis vara att information, som påverkar användarens beslut om det som står i årsredovisningen, utelämnas eller är felaktig. Det kan handla om betydande belopp eller andra viktiga principfrågor för statlig förvaltning.
I planeringen görs också en bedömning av risker för fel som beror på oegentligheter.
Granskning
Granskningens syfte är att ta fram underlag för Riksrevisionens bedömning om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild eller inte, det vill säga det ställningstagande som görs i revisionsberättelsen. Granskningen kan genomföras på olika sätt och beskrivs i revisionsplanen. I huvudsak används två typer av granskningsmetoder och normalt en kombination av dessa. Den ena typen är granskning av myndighetens interna kontroll och den andra är vad som kallas substansgranskning.
Granskning av kontroller
Revisorn tar reda på om viktiga kontrollfunktioner i myndighetens system och rutiner fungerar som de ska. Det är nödvändigt då revisorn ofta måste kunna förlita sig på om myndighetens processer och kontrollfunktioner säkerställer en korrekt redovisning. Revisorn kan till exempel intervjua personal, gå igenom processbeskrivningar och systemdokumentation och göra funktionstester.
Substansgranskning
Substansgranskning innebär att revisorn går igenom informationen i resultatredovisningen, olika resultat- och balansposter och de transaktioner och underlag som ligger bakom dessa. Ett annat exempel på substansgranskning är att man går igenom ledningens eller styrelsens protokoll.
Substansgranskning görs ofta på ett urval av poster. Man kan exempelvis göra det på poster som verkar stora och ovanliga eller så kan man göra statistiska urval. Ibland används särskilda analysprogram.
Generellt kan sägas att ju mer revisionen kan förlita sig på granskning av intern kontroll, desto mindre substansgranskning behöver genomföras.
Substansgranskning kan också vara att analysera trender, nyckeltal och göra jämförelser mellan budget och utfall eller utfall mellan olika år. Det kallas analytisk granskning och används även under planeringsfasen för att identifiera områden som kräver ökad granskning. En analytisk granskning görs även när man ska ta slutlig ställning till om årsredovisningen i sin helhet ger en rättvisande bild av myndighetens verksamhet och vad som framkommit när olika delavsnitt granskats.
Om oegentligheter skulle upptäckas under granskningen görs en bedömning av hur de påverkar årsredovisningen. Revisorerna informerar normalt myndighetens ledning med rådet att göra en polisanmälan.
Kvalitetssäkring
Riksrevisionen arbetar på olika sätt för att kvalitetssäkra revisionen. Det görs bland annat genom intern kvalitetssäkring inom teamen. Man konsulterar också en expertgrupp för en second opinion för att uppnå en samordnad bedömning. Alla rapporter faktagranskas både internt och av den granskade myndigheten. Dessutom sker varje år sker en kvalitetskontroll i efterhand av ett antal utvalda uppdrag.
Rapportering och uppföljning
Såväl inför granskning som under och efter genomförd granskning kommunicerar den årliga revisionen med de myndigheter som granskas, ansvarigt sakdepartement vid regeringskansliet och med riksdagens utskott.
För att främja demokratisk insyn i revisionen och tillståndet i den statliga verksamheten finns revisionsberättelser och rapporter att ta del av på Riksrevisionens webbplats.
Revisionsberättelser
Riksrevisionen ska senast en månad efter det att myndigheten lämnat sin årsredovisning lämna en revisionsberättelse om årsredovisningen till regeringen, eller riksdagen för riksdagsmyndigheter. Revisionsberättelsen beskriver Riksrevisionens bedömning av om årsredovisningen stämmer eller inte. I sällsynta fall saknas det information och en bedömning inte kan göras.
Revisionsberättelsen lämnas till regeringen, med kopia till ansvarigt sakdepartement och till respektive myndighet. I de fall vi gör ett uttalden med reservation eller avvikande mening, skrivs ofta en mer utförlig förklaring i en revisionsrapport.
Fyra kategorier av uttalanden
- Uttalande i standardutformning
Om revisorn bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild lämnas revisionsberättelsen med ett uttalande i standardutformning.
- Uttalande med reservation
Vi uttalar oss med reservation om vi drar slutsatsen att det finns väsentliga fel men att de inte är genomgripande för årsredovisningen. Vi uttalar oss även med reservation om vi inte kunnat inhämta tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis, men drar slutsatsen att möjliga fel inte är genomgripande.
- Uttalande med avvikande mening
Vi uttalar oss med avvikande mening om vi drar slutsatsen att det finns väsentliga fel som är genomgripande och att årsredovisningen därigenom inte ger en rättvisande bild.
- Vi avstår från att uttala oss
Vi avstår från att uttala oss om vi inte kunnat inhämta tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis och vi bedömer att möjliga effekter av oupptäckta fel kan vara både väsentliga och genomgripande.
Revisorsintyg
Ett antal större myndigheter (cirka 55 stycken) omfattas av kravet på delårsrapportering. Riksrevisionen ska senast tre veckor efter det att myndigheten lämnat delårsrapport lämna ett revisorsintyg om delårsrapporten till regeringen, eller riksdagen för riksdagsmyndigheter. Uttalandet i revisorsintyget baseras på en översiktlig granskning av delårsrapporten. Det innebär att det endast beskriver om det framkommit eller inte har framkommit något som tyder på att delårsrapporten inte uppfyller de krav som ställs.
Revisionsrapporter och revisionspromemorior
Revisionsrapporter lämnas till myndigheten när det finns fel eller brister som vi bedömer att myndighetens ledning bör informeras skriftlig om. Merparten av dessa rapporter tas fram under mars och april i samband med att årsredovisningen granskas. Men den årliga revisionen pågår under hela året och det händer att rapporter lämnas till ledningen även vid andra tillfällen.
En revisionspromemoria (PM) skrivs när iakttagelserna är mindre allvarliga. Den kan ställas till en enhet eller person vid myndigheten, exempelvis ekonomichefen.
Alla revisionsrapporter, revisionsberättelser och revisorsintyg sedan 2003 finns att ta del av på webbplatsen.
Uppföljning
I samband med att varje revisionsår avslutas genomförs intern och extern uppföljning för att hitta möjligheter till förbättringar. Den interna uppföljningen handlar om att revisionstemat går igenom både arbetssätt och resursplanering. Den externa uppföljningen genomförs i form av en enkät som skickas till cirka en tredjedel av alla myndigheter varje år. Det innebär att alla myndigheter deltar i uppföljningen en gång vart tredje år.