Myndigheternas effektivitet inte tydligt påverkad av distansarbete
Möjligheten att arbeta på distans har inte haft någon påtaglig påverkan på om myndigheternas verksamhet bedrivs effektivt – varken positiv eller negativ. Åtminstone inte på kort sikt, visar Riksrevisionens granskning.
Efter Covid-19-pandemin erbjuder idag många statliga myndigheter sina anställda möjligheten att arbeta på distans. Under 2023 arbetade cirka 60 procent av de statligt anställda hemma åtminstone någon dag i veckan.
Riksrevisionen har granskat om möjligheten för anställda att arbeta på distans bidrar till att myndigheternas verksamhet bedrivs effektivt. Den övergripande bedömningen är att denna möjlighet inte haft någon påtaglig påverkan – varken positiv eller negativ.
I granskningen lyfts dock ett antal konsekvenser som myndigheterna behöver uppmärksamma och hantera.
Till exempel har distansarbetet lett till flera positiva konsekvenser för arbetsmiljön. Medarbetare uppskattar den förbättrade balansen mellan privat- och arbetsliv och möjligheten till flexibilitet som distansarbetet bidrar till.
Omställningen har också bidragit till att utveckla myndigheternas digitala arbetssätt, något som sparar tid och resurser. Distansarbetet har dessutom gett bättre förutsättningar för att rekrytera och behålla personal, till exempel genom att rekrytera från ett större geografiskt område.
Samtidigt har distansarbetet inneburit vissa negativa konsekvenser. De största handlar om att flera sociala aspekter har påverkats negativt, till exempel samarbete, kollegialt lärande och känslan av gemenskap. Distansarbetet har också lett till utmaningar för chefer att leda sina medarbetare och fånga upp deras behov av stöd.
– Att detta inte verkar påverka myndigheternas effektivitet kan ha flera förklaringar. Till exempel kan det vara så att konsekvenserna av svagare sociala relationer och bristande kollegialt lärande inte blir märkbara förrän på längre sikt, säger Johanna Köhlmark, projektledare för granskningen.
Myndigheterna kan behöva utveckla nya arbetssätt för att bemöta distansarbetets utmaningar. Till exempel rutiner för hur nyanställda introduceras, hur kunskap delas och hur de arbetar för att skapa en god arbetsplatskultur. Både chefer och medarbetare kan behöva ta ett mer aktivt ansvar för de sociala aspekterna av arbetet.
– Den här rapporten svarar inte på alla frågor om vad distansarbete innebär för den statliga verksamheten. Men den identifierar ett antal utmaningar som behöver hanteras för att undvika negativa konsekvenser för myndigheternas effektivitet, säger riksrevisionsdirektör Claudia Gardberg Morner.
Rekommendationer
Distansarbetets utmaningar är gemensamma för de flesta myndigheter. Riksrevisionen lämnar därför rekommendationer till regeringen och Arbetsgivarverket snarare än till enskilda myndigheter.
Regeringen rekommenderas att ge lämplig myndighet i uppdrag att följa upp myndigheternas tillämpning av distansarbete, lämpligen om några år för att undersöka om läget har förändrats. Uppföljningen bör särskilt fokusera på
- om distansarbetet har påverkat myndigheternas resultat, både positivt och negativt, på längre sikt
- vilka åtgärder myndigheterna har vidtagit för de aspekter som påverkas negativt av distansarbete
- vilka åtgärder myndigheterna vidtagit för att säkerställa att de villkor för distansarbete som tillämpas är anpassade efter verksamhetens behov
- vilka åtgärder myndigheterna vidtagit för att hantera konsekvenserna av distansarbete för praktiska förutsättningar för verksamheten, som till exempel digitala verktyg och lokaler.
Arbetsgivarverket rekommenderas att i det stöd det ger till sina medlemmar även fortsättningsvis främja erfarenhetsutbyte och spridning av goda exempel på hur de utmaningar som distansarbetet kan medföra kan hanteras.
Läs mer i rapporten direkt på webben.