Riksrevisionen logotype
Riksrevisionen logotype

Uppföljning

Statlig it-verksamhet är viktig för statsförvaltningens utveckling och samtidigt en stor kostnadspost. Det är därför viktigt att denna verksamhet bedrivs effektivt och med god hushållning med statens medel.

Riksrevisionens granskning

Riksrevisionen granskade 2010 och 2011 om det var vanligt att statliga it- utvecklingsprojekt överskred budget. Granskningen omfattade ett 70-tal myndigheter. I granskningen gjordes en fördjupad studie av större it-projekt inom Lantmäteriet, Domstolsverket och Kustbevakningen. Granskningen avsåg förhållandena 2009.

Granskningen visade att en tredjedel av it-projekten hade problem att hålla budgeten. Stora projekt var mer riskfyllda än mindre och hade ett större genomsnittligt procentuellt budgetöverskridande än mindre projekt. Inget av de budgetöverskridande projekt som ingick i granskningen medförde att myndigheterna begärde utökade anslag. Projekt med stora budgetöverskridanden hanterades inom myndigheterna, där det dock kunde uppstå konsekvenser för annan verksamhet.

Granskningen visade också att orsakerna till budgetöverskridanden var brister i beställarkompetens samt i förmåga att styra och kontrollera it- utvecklingsverksamheten. Konsultberoendet var också stort i många projekt. De myndigheter som kommit långt med arbetet enligt förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll tenderade att ha mindre problem med budgetöverskridanden än andra.

Riksrevisionen rekommenderade myndigheter med stora och medelstora it-projekt att utveckla den interna styrningen och kontrollen, att säkerställa att myndighetens beställarkompetens motsvarade projektens svårighetsgrad och att utveckla myndighetens lärande. Eftersom betydligt fler myndigheter kommer att driva mer komplexa och kunskapskrävande projekt i framtiden behöver myndighetsledningar och beställare av it-projekt i allmänhet utveckla förmågan att styra och driva projekt.

Riksdagens behandling av regeringens skrivelse

I skrivelsen med anledning av granskningsrapporten menade regeringen att det fanns stora potentiella vinster med att myndigheter samverkar kring it-projekt. Den inom staten etablerade lånefinansieringsmodellen kunde även tillämpas vid myndighetsgemensamma projekt om utveckling av e-tjänster. Regeringen avsåg att fortsättningsvis följa frågan om finansiella förutsättningar för myndigheternas it-projekt.

Näringsutskottet föreslog att skrivelsen skulle läggas till handlingarna. Riksdagen beslutade i enlighet med utskottets förslag.

Regeringens och myndigheternas åtgärder

Regeringen skriver i den senaste förvaltningspolitiska skrivelsen till riksdagen att utgångspunkten för alla e-förvaltningsprojekt är att de ska vara väl underbyggda med förstudier som specificerar hur kostnader ska fördelas och hur besparingar och andra nyttor ska uppnås, fördelas och realiseras. Regeringen hänvisar även till att OECD 2013 rekommenderade Sverige att införa en striktare process för att säkerställa att digitaliseringsprojekt faktiskt genererar besparingar och nyttor för hela samhället.

E-delegationen koordinerar flera nationella strategiska e-förvaltningsprojekt och har tagit fram vägledningar med koppling till it-projekt. Ett flertal vägledningar har tagits fram eller uppdaterats under perioden 2009–2014, exempelvis en vägledning för nyttorealisering, effektiv it-försörjning och organisering av samverkan.

På uppdrag av regeringen i regleringsbrevet för 2014 har Ekonomistyrningsverket (ESV), i samarbete med flera myndigheter, utvecklat en modell för att beräkna myndigheternas it-kostnader och it-investeringar. Syftet med modellen är att bidra till effektivisering av it genom att skapa jämförbarhet, möjlighet till överblick och återanvändbarhet. Tillsammans med 22 myndigheter har ESV definierat vad som ska ingå i total it-kostnad och vad som ska betraktas som it-investeringar. En modell för uppföljning av strategiska val presenterades också. Som exempel på strategiska val kan nämnas att myndigheterna har portföljstyrning, en modell för nyttohemtagning och en beslutad projektmodell.

Under 2015 har ESV fått i uppdrag av regeringen att fördjupa arbetet med att jämföra av it-kostnader och att kartlägga it-projekt med hög risk. Riksrevisionens granskning om statliga it-projekt som överskrider budget nämns som en bakgrund till regeringsuppdraget. Flera av de iakttagelser som Riksrevisionen gjorde avseende brister i beställarkompetens, i förmåga att styra och kontrollera verksamheterna samt i att skapa en relevant riskhantering ingår i uppdraget till ESV. Totalt 63 myndigheter ska lämna uppgifter till ESV avseende nyckeltal och strategiska val (vilka definieras i ESV:s rapport från 2014), samt information om strategiska it-projekt som kan bedömas ha en högre risk för att överskrida budget eller att inte kunna realisera planerade effekter. För riskbedömningarna ska ESV ta fram en enklare modell.

Den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen är under beredning i Regeringskansliet. E-delegationens uppdrag har förlängts och delegationen ska presentera en slutrapport senast den 1 juli 2015. Under perioden 2015– 2018 kommer regeringen enligt budgetpropositionen för 2015 att förstärka styrningen och samordningen av den övergripande it-användningen i statsförvaltningen. Regeringskansliets förmåga att samordna och bereda frågor som rör myndighets- och departementsövergripande e-förvaltningsfrågor ska öka. För att få nödvändigt stöd kommer regeringen att tillsätta ett strategiskt råd bestående av ett antal myndighetschefer som ska biträda Regeringskansliet. Som en konsekvens av det nya programmet bildades den 1 januari 2015 en ny enhet för e-förvaltning på Näringsdepartementet.

I kontakter med Regeringskansliet framgår att besluten om att ESV ska agera stabsmyndighet samt om att tillsätta ett strategiskt råd är under beredning. ESV ska ge stöd till regeringen i genomförandet av det fyråriga program som annonserades i budgetpropositionen för 2015. Myndigheten ska dessutom stötta myndigheterna i deras arbete med utvecklingsinitiativ inom programmet och följa upp digitaliseringen av statsförvaltningen i sin helhet.

Lantmäteriet, Domstolsverket och Kustbevakningen har utvecklas inom de tre områden som Riksrevisionens rekommendationer omfattade: intern styrning och kontroll, förbättrad beställarkompetens samt utvecklat lärande på myndigheterna.

Vid den uppföljning som Riksrevisionen genomförde 2013 angav fallstudiemyndigheterna att det var för tidigt att veta om vidtagna åtgärder haft en sådan effekt att it-projekt bättre än tidigare följde beslutade planer. I januari 2015 uppger både Lantmäteriet och Kustbevakningen att myndigheterna kan se sådana effekter.

Lantmäteriet anser att myndigheten numera har en god kontroll och uppföljning av sina it-projekt samt att leveransprecisionen i projekten är hög. Kustbevakningen har genom förstärkt styrning och uppföljning av it-projekt åstadkommit en större överensstämmelse mellan plan och utfall. Som exempel nämns ett it-projekt som bedrivits parallellt med myndighetens verksamhetsutvecklingsarbete där slutsumman avseende investeringsmedel betydligt underskridit projektets budget. Även Domstolsverket meddelar att vidtagna åtgärder verkar ha haft effekt men att underlaget är ännu för litet för att kunna säga något med säkerhet.

Avslutande kommentar

Det har vidtagits en rad åtgärder med relevans för Riksrevisionens slutsatser och rekommendationer sedan granskningen publicerades. Sammantaget indikerar regeringens uppdrag till Ekonomistyrningsverket och myndigheternas förbättringsarbete att fler myndigheter med större it- verksamhet aktivt arbetar med att utveckla styrningen av it. Det går dock inte i dag att bedöma om problemen med statliga it-projekt som överskrider budget har minskat, är oförändrade eller har ökat. Det förutsätter en mer omfattande uppföljning av det sjuttiotal myndigheter som granskades. Inom ramen för Ekonomistyrningsverkets uppdrag 2015 ska en inventering göras av särskilt strategiska it-projekt som kan bedömas ha en högre risk för att överskrida budget eller att inte kunna realisera planerade effekter.

Uppdaterad: 20 december 2017

Kontakta OSS

Skicka dina frågor eller synpunkter via formuläret nedan så ser vi till att de når rätt handläggare. Ange gärna om din fråga har att göra med informationen på just den här sidan. Genom att skicka in en fråga till oss medger du behandling av dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Läs mer om behandling av personuppgifter

Vad handlar din fråga om?
Flerval