Bilaga 1. Metod

Avsnitt

A. Antal särskilda händelser

För att skapa en sammanställning av det totala antalet särskilda händelser som finns registrerade i Polismyndighetens ärendehanteringssystem (Pär) och IT-stöd för dokumentation av planlagd verksamhet (PUM-A) har vi genomfört bearbetningar genom nedanstående steg.

Rensning av PUM-A och Pär

Datamaterialet som vi utgick från omfattade åtgärder med koppling till särskilda händelser som inleddes under 2015–2021. PUM-A innehöll 1 010 rader och Pär 2 585 rader med koppling till särskilda händelser.

Samma händelse kan vara bokförd i både PUM-A och Pär. Dessutom kan samma händelse vara bokförd en eller flera gånger inom respektive system. En enkel summering av alla händelser i PUM-A och Pär (motsvarar 3 595 rader) innebar därför en överskattning av antalet särskilda händelser. Därför identifierade vi två typer av dubbletter. Vi använder begreppet horisontella dubbletter när en händelse har bokförts i både PUM-A och Pär. När dubbletterna uppstått inom respektive system använder vi begreppet vertikala dubbletter.

Vad som var en dubblett bedömdes genom en manuell kontroll. I vissa fall kunde det avgöras enkelt, exempelvis om en händelse beskrevs i specifika termer och datum och polisregion matchade exakt. Men ibland var beskrivningarna mer generella och datumen matchade inte exakt. Ett absolut kriterium för att bedömas som en dubblett var att polisregionen matchade, men sedan kunde två händelser bedömas som en dubblett även om beskrivningen inte var exakt lika och datumen inte matchade exakt.

Horisontella dubbletter

Om en särskild händelse var bokförd i både PUM-A och Pär behöll vi händelsen såsom den bokförts i PUM-A eftersom det fanns mer informationsvärde i PUM-A.

Vad som faktiskt var en dubblett avgjordes av en manuell kontroll. Antalet möjliga kombinationer som vi behövde jämföra var enormt. Om alla rader inom respektive polisregion skulle jämföras manuellt fanns det 376 309 möjliga kombinationer att jämföra.

För att minska antalet potentiella jämförelser mellan beskrivningarna av händelserna använde vi två kvantitativa textanalysmetoder: syntaktisk närhet och semantisk närhet. Den horisontella dubblettrensningen gjordes enligt följande steg:

1. När en beskrivning hade snarlik syntax[210] flaggades de för manuell bedömning. Om en beskrivning ansågs vara en horisontell dubblett behöll vi den bokförda raden i PUM-A och raderade den överflödiga raden i Pär.
2. Samma procedur upprepades med semantisk närhet[211] på det rensade datamaterialet för polisregionerna Syd, Väst och Stockholm (de andra polisregionerna gicks igenom för hand utan maskinell flaggning).
3. När alla horisontella dubbletter hade åtgärdats slog vi ihop de båda tabellerna till en.

Sammantaget identifierade vi 192 observationer i Pär som överflödiga (dvs. det fanns en dubblett i PUM-A).

Vertikala dubbletter

Den vertikala dubblettrensningen gjordes enligt följande steg:

1. Perfekta dubbletter avseende beskrivning, polisregion och datum rensades ut (84 observationer).
2. Dubbletter avseende beskrivning och polisregion men med varierande datum rensades endast ut om det fanns ett datum i beskrivningen som var identiskt med en annan potentiell dubblett (14 observationer).
3. Syntaktisk närhet beräknades inom polisregioner och år. Detta kontrollerades och bedömdes manuellt. Om två eller flera rader bedömdes gälla samma händelse behöll vi endast den första observationen (32 observationer).

Sammantaget identifierade vi 130 observationer som överflödiga (dvs. det fanns en dubblett i den sammanslagna tabellen som innehöll observationer från både Pär och PUM-A).

Sammantaget exkluderade vi 322 observationer som vi bedömde som horisontella eller vertikala dubbletter.

Felaktiga registreringar etc.

Vi fann 23 observationer som kunde betraktas som felregistreringar. De innehöll varierande former av: ”makulerat”, ”felregistrering”, ”.”, ”inställd”, ”kopia” och ”dubbelförd”.

När dessa felaktiga observationer exkluderades hade vi 3 250 särskilda händelser kvar.

Dessutom rörde

• 1120 observationer Säkerhetskontroll i domstol vilka exkluderades på grund av att det i huvudsak bara var två polisregioner som registrerade det som en särskild händelse
• 104 observationer Insatser vid kärnteknisk anläggning/transport av kärnämne vilka exkluderades på grund av att det till stor del handlade om dokumentation och administration snarare än operativ verksamhet
• 324 observationer administrativa åtgärder i samband med särskilda händelser
• 44 observationer händelser med hänvisning till hemliga diariet vilka exkluderades då vi avgränsat bort händelser som omfattas av sekretess.

När vi exkluderat dessa observationer hade vi 1 658 särskilda händelser kvar.

Kategorisering

Observationerna i PUM-A är redan från början kategoriserade utifrån vilken typ av särskild händelse som ärendet avser. Observationerna i Pär är däremot kategoriserade utifrån saknummer vilket inte ger lika detaljerad information om vilken typ av händelse det handlar om. Mot bakgrund av det kategoriserade vi Pär‑ärendena på egen hand, baserat på ärendemeningarna, utifrån kategorierna i PUM-A. Vi erbjöd sedan respektive polisregion och Noa att kvalitetssäkra de kategoriseringar som vi genomfört. De observationer där det inte på ett tydligt sätt framgick vilken typ av särskild händelse ärendet avsåg skickade vi till respektive polisregion och Noa och bad dem att kategorisera ärendena utifrån kategorierna i PUM-A.

När datamaterialet hade kvalitetssäkrats och kategoriserats av polisregionerna och Noa och skickats åter till Riksrevisionen, hade det minskat med 53 observationer till 1 605 observationer. Minskningen bestod till största del av ärenden som Polismyndigheten bedömt varit felregistrerade.

Rensning baserat på stoppord och komplexa dubbletter

I nästa steg skapade vi en stoppordlista för att fånga upp de ärenden som inte bedömdes vara en särskild händelse. Stoppordlistan bestod av följande regex-kod:

”uppföljning|utvärdering|erfarenhetsberättelse|planering|återuppta| avslutainriktning|operationsorder|fråga|rutin|förlängning|funktionsuppföljning|kallelse|återkallelse|ändring|ansökan|stabsarbete|samordning|biträde|beredskapsläge|normativ|planläggning”

Dessutom undersöktes en rad ord som misstänktes vara dubbletter, exempelvis "corona|covid|pandemi. Alla träffar granskades manuellt. Dessa bearbetningar minskade antalet observationer med 49 till 1 556.

Sammanställning av särskilda händelser utifrån kategori

Sammantaget exkluderade vi 2039 observationer ur sammanställningen som vi eller Polismyndigheten bedömde vara dubbletter, felregistreringar eller administrativa åtgärder kopplade till särskilda händelser eller som av andra skäl inte bedömdes vara faktiska särskilda händelser. De återstående 1 556 observationerna har sammanställts efter vilken kategori de tillhör i nedanstående tabell.

Tabell 1 Antal särskilda händelser registrerade i Pär och PUM-A, uppdelade efter inriktning, 2015–2021[212]

B. Merkostnader

Baserat på sammanställningen av särskilda händelser (tabell 1) begärde vi in underlag från polisregionerna och Noa avseende merkostnader gällande de 230 särskilda händelserna i kategorin Grov brottslighet – annat utanför GOB-uppdraget. Merkostnaderna kan exempelvis utgöras av kostnader för resor, hotell, traktamente, övertidstillägg eller tidsförskjutningstillägg. Underlaget avseende de totala merkostnaderna har sammanställts i nedanstående tabell. Totalt 77 av de 230 särskilda händelserna har en merkostnad angiven, och 30 händelser uppges inte ha genererat någon merkostnad. Det innebär att vi saknar uppgifter om eventuella merkostnader för 123 händelser, vilket motsvarar 53,5 procent av de särskilda händelserna mot grov brottslighet. Polisregionerna och Noa har erbjudits att kvalitetssäkra sammanställningen utifrån respektive polisregions eller avdelnings uppgifter.

Tabell 2 Merkostnader avseende särskilda händelser mot grov brottslighet 2015–2021