Uppföljning

Sammanfattande bedömning

• Revisionens iakttagelser är delvis omhändertagna. Fler lärosäten har en lokalförsörjningsplan som är beslutad av styrelsen, men färre lärosäten arbetar systematiskt med mål och uppföljning i sin lokalförsörjning. Bara drygt hälften anger att de har en samlad bild av all lokalanvändning.
• Där förbättring har skett, har den motsvarat Riksrevisionens rekommendationer.
• Problemen som motiverade granskningen är delvis avhjälpta. Den granskade verksamheten har inte förbättrats helt.
• Mål och uppföljning av lokalkostnader och användning av lokalerna saknas fortfarande i flera fall, även om teknisk utveckling på flera lärosäten har bidragit till att uppföljningen har automatiserats. Alla lärosätena har dock ännu inte ett arbete som ger tillräckliga förutsättningar för en affärsmässig relation till hyresvärden.

Lokalkostnader har sannolikt fått en högre prioritet på de lärosäten där styrelsen nu beslutar om en lokalförsörjningsplan. Det ekonomiska läget bidrar till att lokalerna behöver vara del av lärosätenas strategiska arbete, på ett sätt som inte var lika aktuellt när granskningen genomfördes. Samtidigt bekräftar flera intervjuer att arbetet fick en strategisk höjd redan tidigare, helt eller delvis på grund av granskningen.

Problemet med risk för bristande affärsmässighet från lärosätenas sida består. Det beror på att färre lärosäten har mål för lokalkostnaderna och nyttjandet av lokalerna i dag, jämfört med 2018. Drygt hälften anger att de har en samlad bild av lokalanvändningen, vilket är en ökning. Sammanfattningsvis innebär bristerna i mål och uppföljning att förutsättningarna för lärosätena att agera affärsmässigt inte är tillräckliga.

Akademiska Hus AB har följt den rekommendation om ytterligare arbete med kundrelationen som riktades till bolaget, och hanterat den iakttagelse som berörde bolagets försäljning av mark. Arbetet med kundrelationen är av naturliga skäl ett arbete som behöver pågå kontinuerligt, men Riksrevisionen bedömer att Akademiska Hus har genomfört arbete för en förbättrad kundrelation som en effekt av granskningen.

Granskningens bidrag till resultatet

Flera av de granskade lärosätena uppger att granskningen har haft en positiv påverkan på verksamheten, även om den inte har inneburit förändringar på de punkter som iakttagelserna och rekommendationerna berör. Granskningen har påverkat genom att den till exempel bekräftat redan tidigare valda arbetssätt eller beslut, underlättat att föra arbetet till en mer strategisk nivå och genom att ge lärosätena möjlighet att jämföra sitt arbete med hur andra lärosäten arbetar. Granskningen uppfattas också som ett stöd i det interna kvalitetsarbetet. Eftersom den omfattade samtliga lärosäten och belyste olika sätt att arbeta på, uppfattar flera lärosäten att den har lett till bra diskussioner och jämförelser i sektorn.

Akademiska Hus anger att deras arbete har påverkats av granskningen genom att den visade på punkter för samarbete mellan bolaget och lärosätena, men också genom att den påverkade deras strategiarbete, inverkade på besluten att sälja mark och genom att den gav en tydligare inriktning för samarbetet med lärosätena.

Riksrevisionens granskning 2018

Riksrevisionen har granskat om lärosätenas lokalförsörjning är effektiv och ändamålsenlig inom ramen för de riktlinjer för statlig fastighetsförvaltning som riksdagen beslutat om.

Granskningen visade att mål- och uppföljningsarbetet på lärosätena behövde utvecklas för att ge förutsättningar att agera helt affärsmässigt. Regeringen styrde för effektivisering av lokalförsörjningen i enlighet med riksdagens beslut och Akademiska Hus arbetade för att möta de krav som riksdagen beslutat om. Bolagets roll var dock inte helt förankrad hos lärosätena.

Granskningen omfattade samtliga 31 statliga universitet och högskolor, och stiftelserna Chalmers tekniska högskola och Högskolan i Jönköping. Granskningen omfattade också regeringens styrning för en effektiviserad lokalförsörjning, och det statligt helägda bolaget Akademiska Hus AB. Akademiska Hus har till uppgift att tillhandahålla lokaler för universitet och högskolor.

Granskningen motiverades av en kombination av risk för bristande resursutnyttjande och av att lärosätenas hyreskostnader omfattar en hög andel av statliga myndigheters kostnader för hyrda lokaler. Tidigare granskning och utredning hade pekat på att lokalkostnader har haft för låg prioritet hos statliga myndigheter, och att det dessutom har förekommit ett ineffektivt resursutnyttjande, brister i uppföljning av resursanvändning och bristande konkretisering av verksamhetsmål på lärosäten. Granskningen motiverades också av att riksdagen 2013 beslutade om ett preciserat uppdrag för Akademiska Hus.

Uppföljning av granskningen

Uppföljningen avser perioden från riksrevisors beslut att inleda granskningen i maj 2017 till och med januari 2023, då uppföljningen påbörjades. Uppföljningen omfattar samtliga granskade aktörer som ingick i granskningen 2018. Data har samlats in genom att upprepa relevanta delar av den enkät som skickades ut i granskningen, och genom strukturerade intervjuer. 28 av 33 granskade lärosäten har deltagit i uppföljningen.

Riksdagens och regeringens behandling av rapporten

Regeringen omfattades inte av rekommendationerna och aviserade inga åtgärder med anledning av rapporten. Regeringen hänvisade till den pågående Styr- och resursutredningen i frågan om ändamålsenligheten i pris- och löneomräkningen, och menade att rapporten därmed var slutbehandlad. Utredningen presenterade inga analyser av prisomräkningen i termer av dess effektivitet för staten som helhet och regeringen har inte utrett frågan vidare eller beslutat om förändring i omräkningen. Utbildningsutskottet avslog tre motioner med begäran om tillkännagivande med anledning av skrivelsen, och lade rapporten till handlingarna.

Revisionens iakttagelser och rekommendationer är delvis omhändertagna

Fler lärosäten har en lokalförsörjningsplan beslutad av styrelsen

Vid uppföljningen fanns en aktuell plan på 22 av 28 lärosäten. 11 av de 16 lärosäten som saknade lokalförsörjningsplan när granskningen genomfördes hade beslutat om en plan vid uppföljningen, eller arbetade för att kunna besluta om en plan. 1 lärosäte som hade en plan vid granskningen saknade det vid uppföljningen.

Granskningen har påverkat såväl direkt som indirekt. I två fall var granskningen ett betydande eller ensamt bärande skäl till att förändringen genomfördes, och i ett annat fanns även andra viktiga faktorer med som skäl. På ytterligare åtta lärosäten har rekommendationen att införa en plan bidragit positivt till arbetet med lokalförsörjning. Två lärosäten anger att granskningen var ett stöd i kvalitetsarbetet och i att tänka nytt, och bland annat ledde till att de började arbeta mer metodiskt och proaktivt. Ett annat lärosäte upplever att det var nyttigt att få ett krav till att rapportera på och att rapporten var en mycket god hjälp i att göra en lokalförsörjningsplan. Granskningen har också bidragit till en ökad tydlighet kring beslut om planen. Det gäller både på lärosäten som arbetade utifrån en plan när granskningen genomfördes, och i fall där man tog fram en plan efter granskningen.

Utvecklingen har i flera fall drivits av andra faktorer än granskningen. I fyra fall där plan saknades 2018 motsvarar utvecklingen rekommendationen, men granskningen kan inte sägas ha påverkat att förändringen genomfördes. I några fall var det i stället tydligt att personalomsättning eller myndighetens arbetsformer var de direkta orsakerna antingen till att vissa tagit fram en lokalförsörjningsplan efter granskningen, eller till att lärosätet arbetar med det i dagsläget. I två fall har personalomsättning gjort att det inte varit möjligt att avgöra om granskningen påverkat arbetet med att ta fram en plan efter granskningen.

Färre lärosäten har mål för lokalkostnader

Vid uppföljningen arbetade 13 av 28 lärosäten med någon form av ekonomiska mål för lokalkostnaderna, vilket är färre än vid granskningen. Av dessa hade 2 lärosäten börjat arbeta med mål för kostnaderna efter granskningen. 4 lärosäten som hade kostnadsmål vid granskningen saknade det vid uppföljningen. I de två fall där ekonomiska mål har införts har det inte varit möjligt att avgöra i vilken mån granskningen har påverkat det beslutet.

Ett av lärosätena anger att granskningsrapporten bidrog till ett förstärkt resurstänkande, tillsammans med flera andra saker som skedde samtidigt, och att dagens ekonomiska situation gör att många av de frågor som rapporten tog upp 2018 är mer aktuella i dag. På flera lärosäten bidrog granskningen till bättre jämförelser mellan lärosätena.

Det är vanligt att de ekonomiska målen är formulerade så att lokalkostnaderna ska utgöra en viss procentandel av lärosätets totala kostnader. För små lärosäten kan andelen lokalkostnader variera mycket mellan åren, och det förekommer att små lärosäten har mycket få men långa hyreskontrakt. Det är ett skäl som anges till att ett sådant mål inte är meningsfullt. Ett alternativ i sådana fall anges vara att sätta mål för kostnad per kvadratmeter. Ett lärosäte uppger att det inte är meningsfullt för dem att sätta mål formulerat som andel lokalkostnader av totala kostnader, eftersom de som ansvarar för lokalkostnaderna inte kan påverka de totala kostnaderna. I stället arbetar lärosätet med budget som ett ekonomiskt verktyg, och krav på att ha ändamålsenliga lokaler och att effektivisera.

Färre lärosäten har mål för beläggnings- eller vakansgrad

Två lärosäten som saknade mål för beläggning eller vakans 2018 hade infört det 2023, medan fyra lärosäten hade slutat arbeta med mål för i vilken mån lokalerna används. Flera lärosäten har genomfört teknisk utveckling som gör det möjligt att följa lokalanvändningen mer detaljerat och i realtid. I flera fall har lärosäten och hyresvärd genomfört den tekniska utvecklingen tillsammans. Det har inte varit möjligt att fastställa i vilken mån granskningsrapporten ledde till att mål för beläggning eller vakans infördes i de fall där de saknades.

Drygt hälften har en samlad bild av all lokalanvändning

I uppföljningen anger 16 av lärosätena att de har en samlad bild av användningen av samtliga ytor, och resterande 12 lärosäten anger att de har en samlad bild som omfattar vissa lokaler. Det är en ökning sedan 2018. Uppföljningen tyder inte på att ökningen i antal lärosäten som har en samlad bild av användningen av samtliga ytor beror på direkt påverkan på uppföljningsarbetet. Granskningen och uppföljningen tyder båda på att den samlade bilden kan vara lättare att skapa på lärosäten där lokalförsörjningen och ansvaret är tydligt centraliserat.

Kundrelationen har fått ökat fokus efter granskningen

Det är rimligt att arbetet med kundrelationen skulle ha utvecklats över tid även utan granskningen, och sannolikt beror en betydande del av arbetet på en utveckling som ändå skulle ha skett. På flera punkter belyser bolaget ändå att granskningen påverkat deras arbete. I samband med granskningen arbetade Akademiska Hus med en ny strategi, ”Framtidens kunskapsmiljöer i samverkan” och bolaget anger att granskningen hade en stor påverkan på strategin. Ur bolagets perspektiv gjorde granskningen att bolaget lättare kunde hitta gemensamma punkter med lärosätena där de kunde samarbeta, och revisionen gjorde att arbetet fick en tydligare riktning även i frågor om hållbarhet.

Akademiska Hus har organiserat om sin verksamhet under 2022 och anger att den nya organisationen syftar till att göra det enklare för kunderna och ge bättre överblick över campusområdena. Bolaget anger bland annat att man i dag har samarbetsavtal med nästan samtliga lärosäten, ett nytt arbete med planering och strategier för varje campus och en ny klimat- och energistrategi där man bland annat bistår i energieffektivisering. Både Akademiska Hus och flera lärosäten framhåller arbetet med digitalisering för ökad nyttjandegrad, där bland annat sensorer i lokalerna och digitala tvillingar är en del av arbetet.

Akademiska Hus har sålt mark efter granskningen

Akademiska Hus har sålt ett flertal fastigheter med och utan byggnader sedan granskningen genomfördes. Avyttringar diskuterades i styrelsen i direkt anslutning till att rapporten publicerades 2018 men det fanns också andra skäl till avyttringarna, såsom ett bra marknadsläge.