Uppföljning

Sammanfattande bedömning

• Riksrevisionens iakttagelser avseende de digitala tjänsterna som ska underlätta att starta företag samt iakttagelserna avseende brister i myndigheternas samarbete är delvis hanterade. Iakttagelserna avseende Skatteverkets och Bolagsverkets bristande interna digitalisering är delvis hanterade. Iakttagelserna avseende regeringens ansvar, det vill säga bristande institutionella förutsättningar för digitalisering, är också delvis hanterade. Regeringen har vidtagit ett antal åtgärder avseende de institutionella förutsättningarna, det vill säga problem som inte kan lösas av myndigheterna, som pekades ut i granskningen. Det pågår utvecklingsarbeten på såväl myndighetsnivå som övergripande förvaltningsnivå som ännu inte implementerats.
• Regeringen och myndigheterna har delvis agerat i enlighet med Riksrevisionens rekommendationer. Riksrevisionen rekommenderade Tillväxtverket och Bolagsverket att i arbetet med att utveckla verksamt.se säkerställa nyttan för både företagare och deltagande myndigheter. Riksrevisionen rekommenderade Tillväxtverket att se över utformningen av Serverat. Riksrevisionen rekommenderade Bolagsverket och Skatteverket att aktivt verka för att ärenden i större utsträckning inkommer digitalt i syfte att säkerställa företagares användarnytta, mer korrekta ansökningar och kortare handläggningstider. Vidare rekommenderade Riksrevisionen regeringen att fortsatt vidta åtgärder för att underlätta digital samverkan mellan myndigheterna, med fokus på de problem som beskrevs i granskningen.
• Riksrevisionen bedömer att de granskade verksamheterna delvis har förbättrats, främst avseende de digitala tjänsterna som ska underlätta att starta företag samt avseende myndigheternas samarbete. Det går inte att inom ramen för denna uppföljning bedöma i vilken utsträckning bristerna i de institutionella förutsättningarna har åtgärdats.
• Granskningen motiverades av att det är viktigt ur ett näringspolitiskt perspektiv att det är enkelt att starta företag och förenkling genom digitalisering är ett prioriterat område. Såväl förenkling som digitalisering är fortsatta utvecklingsområden för regeringen och granskade myndigheter.

Sammanfattningsvis bedömer Riksrevisionen att granskningens iakttagelser och rekommendationer delvis är omhändertagna genom åtgärder av regeringen och de granskade myndigheterna.

Granskningens bidrag till resultatet

Riksrevisionen bedömer att granskningsrapporten inte har bidragit till att påverka resultaten och förändringarna hos de granskade verksamheterna. Av intervjuer med företrädare för de granskade verksamheterna framgår att granskningen överlag lyfte relevanta problem och utvecklingsområden. Det går dock inte att härleda de åtgärder som vidtagits av myndigheter och regeringen till granskningen. I regeringens skrivelse med anledning av Riksrevisionens granskning framgår att flera av de förslag som lämnats påbörjades innan Riksrevisionen publicerade granskningen.

Riksrevisionens granskning 2019

Syftet med granskningen var att undersöka om de statliga myndigheternas insatser för att underlätta för företagare att starta företag med hjälp av digitalisering var ändamålsenliga. Granskningen omfattade de huvudsakliga statliga insatserna för att förenkla för företagare att starta företag med hjälp av digitalisering, det vill säga

• den myndighetsgemensamma portalen verksamt.se
• den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter som ska förenkla och minska företagarnas uppgiftslämnande, genom att förifylla information i e‑tjänster
• regeringens insats för att förenkla för företagare inom restaurang- och besöksnäringen, Serverat.

Bolagsverket, Tillväxtverket, Skatteverket och Arbetsförmedlingen ingick i granskningen.

Granskningen motiverades av att det är viktigt ur ett näringspolitiskt perspektiv att det är enkelt att starta företag och förenkling genom digitalisering var ett prioriterat område.

Granskningen visade att Bolagsverkets, Skatteverkets och Tillväxtverkets åtgärder för att förenkla för företagare med hjälp av digitala tjänster hade inneburit att det blivit enklare att starta företag. De digitala tjänsterna hade dock ett antal brister som medför att de inte i önskad utsträckning underlättar för företagare att starta företag. Portalen verksamt.se hade underlättat för företagare, men hade också brister, bland annat en gammal teknisk plattform. Det innebar bland annat att få e-tjänster var integrerade på verksamt.se. Det saknades en lösning som möjliggjorde för ombud att använda e-tjänster på ett smidigt sätt. Bastjänsten bidrog till ett förenklat uppgiftslämnande, men uppfyllde inte kriteriet om att företagare, där det är möjligt och relevant, endast ska behöva lämna uppgifter till myndigheter en gång. Företagare hade begränsad nytta av Serverat. Det var endast ett tjugotal kommuner som anslutit sig till Serverat och som därmed använde Serverats mallar och specifikationer i utvecklingen av sina e-tjänster.

Bolagsverkets och Skatteverkets handläggningsprocesser för registrering av nya företag var till stora delar digitala, men inte fullt ut. Manuella moment förekom, bland annat till följd av inlåsningar i gamla verksamhetssystem.

Myndigheternas digitala samverkan var inte fullt ut ändamålsenlig, något som hade medfört en bristande effektivitet i genomförandet. Verksamt.se bidrog till att uppfylla deltagande myndigheters övergripande målsättningar, där företagsfrämjande och stöd till företagare i varierande utsträckning ingick. Nyttorna med samarbetet återfanns huvudsakligen utanför myndigheterna, samtidigt som kostnaderna fördelades på myndigheterna.

Uppföljning av granskningen

Uppföljningen avser perioden från riksrevisors beslut att inleda granskningen i februari 2018 till och med november 2023, då uppföljningen påbörjades. Information om utvecklingen har samlats in genom skriftliga och muntliga frågor till Regeringskansliet, Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket samt genomgång av relevanta dokument, som regleringsbrev och regeringsuppdrag.

Riksdagens och regeringens behandling av rapporten

Regeringen instämde i Riksrevisionens iakttagelse att statliga myndigheters åtgärder för att förenkla för företagare via digitala tjänster har inneburit att det har blivit enklare att starta företag, men också i slutsatsen att de digitala tjänsterna hittills inte underlättar för företagare att starta företag i önskvärd utsträckning.

Regeringen angav att de hade vidtagit samt skulle vidta ett antal åtgärder som låg i linje med Riksrevisionens iakttagelser och rekommendationer.

Riksdagen riktade följande tillkännagivanden till regeringen med anledning av rapporten:

• Fler statliga myndigheter bör få i uppdrag att underlätta företagandet i Sverige.
• Den digitala plattformen Serverat bör breddas med fler tjänster i syfte att fler kommuner ska vilja ansluta sig till den. I dag används Serverat främst för att underlätta tillståndsansökningar i restaurangbranschen.
• Regeringen bör komma med ytterligare åtgärder för att förenkla företagandet och öka den digitala samverkan mellan myndigheter.
• När nya regler och bestämmelser införs av myndigheter bör det finnas en tidsgräns för hur länge de ska gälla. Regeringen bör därför pröva att använda så kallade solnedgångsklausuler, vilket innebär att en bestämmelse inte varar tills vidare utan måste omprövas vid en viss tidpunkt.

Revisionens iakttagelser och rekommendationer är delvis omhändertagna

Verksamt.se ska få en ny teknisk plattform

Riksrevisionen iakttog att verksamt.se:s tekniska plattform var gammal, vilket begränsade utvecklingsmöjligheterna. Det innebar bland annat att det var få e-tjänster som var placerade på verksamt.se.

Bolagsverket har sedan 2019 arbetat med att utveckla en ny teknisk plattform för verksamt.se som ska innebära att det blir lättare att publicera tjänster och information till företagare. Den nya plattformen planeras att driftsättas i februari 2024. Bolagsverkets utvecklingsarbete kan inte härledas till granskningen.

Den interna nyttan för myndigheterna har förtydligats

Riksrevisionen iakttog att den nyttokalkyl som genomfördes inför lanseringen av verksamt.se fokuserade på nyttan för företagare. Nyttor för deltagande myndigheter har framför allt varit att verksamt.se bidrar till att det blir tydligt för företagare vad som behöver göras i kontakten med myndigheterna och att det är enklare att nå målgruppen. Myndigheterna hade inte identifierat effektiviseringsvinster i den interna verksamheten till följd av samarbetet inom verksamt.se. Riksrevisionen rekommenderade därför Tillväxtverket och Bolagsverket att i arbetet med att utveckla verksamt.se säkerställa nyttan för både företagare och deltagande myndigheter.

Företrädare för Bolagsverket, Tillväxtverket och Skatteverket anser att förutsättningarna för samarbetet är bättre i dag. Skälen till det är bland annat att riktade medel för verksamt.se har inneburit en ökad långsiktighet i arbetet, framför allt för Bolagsverkets del. Verksamt.se fick också en viktig roll som informationskanal till företagen under covid-19-pandemin och under kriget i Ukraina. Eftersom plattformen och samverkan mellan myndigheterna var etablerad, kunde faktagranskad information från olika myndigheter till företagen samlas på ett och samma ställe. Övriga aktörer, som myndigheter, regioner och kommuner, kunde hänvisa företagen till verksamt.se. Plattformens användbarhet bidrog till att höja de deltagande myndigheternas ambitionsnivå.

Mot bakgrund av ovanstående bedömer Riksrevisionen att granskningsrapporten inte har bidragit till att påverka resultaten och förändringarna hos de granskade verksamheterna.

Serverat har utökats med flera tjänster

Granskningen visade att det var få företagare som tog del av insatserna inom Serverat. I februari 2019 hade endast 23 kommuner anslutit sig till Serverat, vilket bland annat innebar att de skulle ha utvecklat eller anpassat minst en e-tjänst baserat på de specifikationer som tagits fram inom Serverat. De kommuner som hade anslutit sig representerade dock kommuner som hade ett högre genomsnitt av nystartade restaurangföretag än de kommuner som inte var med i Serverat. Granskningen visade också att den långsiktiga förvaltningen av de produkter som togs fram inom Serverat inte var löst. Tillväxtverket ansåg inte att myndigheten på sikt kunde förvalta Serverat. Med anledning av de bristande resultaten för projektet, rekommenderade Riksrevisionen Tillväxtverket att se över utformningen av Serverat.

Serverat har sedan tidpunkten för granskningen utökats med fler tjänster. En pådrivande faktor var det uppdrag Tillväxtverket fick år 2019 att utveckla verksamt.se, inklusive Serverat, med fokus på hela livsmedelskedjan. Uppdraget var kopplat till målet i den nationella livsmedelsstrategin att skapa en konkurrenskraftig livsmedelskedja, bland annat genom administrativa lättnader. Tillväxtverket och Livsmedelsverket driver tillsammans ett projekt. Projektets syfte är att göra det enklare för företagare att genomföra en livsmedelsanmälning samt att livsmedelskontrollen och handläggningen ska bli effektivare för kommunerna. Inom ramen för projektet har myndigheterna tagit fram ett ensat tillståndsförfarande för livsmedelsanmälan. Livsmedelsverket ansvarar för förvaltningen av specifikationer och underlag.

Från och med den 30 oktober 2023 är samtliga 290 kommuner automatisk valbara i Serverats guider och checklistor och det finns inte längre några anslutningskrav. I och med att det är en nylig förändring har Tillväxtverket inte följt upp i vilken utsträckning kommunerna använder sig av Serverats guider och checklistor. Livsmedelsverket har dock genomfört en undersökning som visar att 70 procent av kommunerna är intresserade av att använda nationellt standardiserade anmälningsförfaranden. Kommunernas digitala förutsättningar varierar dock även fortsättningsvis.

Mot bakgrund av ovanstående bedömer Riksrevisionen att granskningsrapporten inte har bidragit till att påverka resultaten och förändringarna hos de granskade verksamheterna.

Fler använder Bolagsverkets och Skatteverkets e-tjänster

Granskningen visade att manuella moment i handläggningen på Bolagsverket och Skatteverket av de ärenden som inkom digitalt via verksamt.se var fortsatt vanliga. Handläggaren behövde skriva in uppgifter manuellt samt kontrollera uppgifter i flera system. Anledningen till detta var bland annat att Bolagsverkets och Skatteverkets ärendehanteringssystem Unireg och Basreg var gamla, vilket försvårar ett helt igenom digitalt flöde, bland annat genom att systemen inte var integrerade med övriga verksamhetssystem. Riksrevisionen lämnade dock ingen rekommendation avseende den interna handläggningen. Såväl Skatteverket som Bolagsverket har sedan dess utvecklat sin interna digitala hantering av att starta företagsärenden. Det kvarstår dock manuella moment. Anledningarna är desamma som pekades ut i rapporten, det vill säga gamla system och att myndigheterna har prioriterat andra utvecklingsbehov.

Riksrevisionen rekommenderade Bolagsverket och Skatteverket att aktivt verka för att ärenden i större utsträckning inkommer digitalt i syfte att säkerställa företagares användarnytta, mer korrekta ansökningar och kortare handläggningstider.

På Skatteverket har digitala nyanmälningar av företag ökat från 61 procent vid tidpunkten för granskningen till 72 procent år 2023. Skatteverket har kvar sin e-tjänst på verksamt.se och har ambitionen på sikt att alla registreringar på Skatteverket ska kunna genomföras där. På Bolagsverket har digitala anmälningar av nybildningar av aktiebolag ökat från 84 procent år 2019 till 94 procent år 2023. Som en följd har ärenden utan föreläggande ökat, i och med att det har blivit enklare för kunderna att göra rätt direkt. Det påverkar också den interna effektiviteten i handläggningen positivt, då det innebär att det går snabbare att fatta beslut i ett ärende.

Mot bakgrund av ovanstående bedömer Riksrevisionen att granskningsrapporten inte har bidragit till att påverka resultaten och förändringarna hos de granskade verksamheterna.

Många av regeringens åtgärder för att förenkla för företagare med hjälp av digitalisering är pågående

Granskningen visade att institutionella förutsättningar påverkade arbetet med att förenkla för företagare med hjälp av digitalisering. Det gällde framför allt följande:

• Utveckling och förvaltning av förvaltningsgemensamma digitala tjänster innebär finansieringsutmaningar för deltagande myndigheter.
• Det finns inbyggda mål- och prioriteringskonflikter i digitala samverkansprojekt.
• Myndigheter och kommuner är inlåsta i verksamhetssystem och tekniska lösningar som bygger på olika standarder.
• Rättsläget gällande personuppgiftsansvaret i digitala tjänster är oklart.
• Gällande reglering hindrar eller hämmar informationsutbyte mellan myndigheter.

Riksrevisionen rekommenderade därför regeringen att fortsatt vidta åtgärder för att underlätta digital samverkan mellan myndigheterna. Riksrevisionen bedömde att fokus bör läggas på de problem som lyftes i granskningen, till exempel rättsliga förutsättningar för digitala tjänster, mål- och prioriteringskonflikter vid digital samverkan samt finansieringsutmaningar vid utveckling och drift av förvaltningsgemensamma digitala tjänster.

Regeringen har sedan granskningen tillsatt ett antal utredningar och vidtagit ett antal åtgärder inom ovanstående områden. Det går dock inte att härleda de åtgärder som vidtagits av regeringen till granskningen. Det är heller inte möjligt att inom ramen för denna uppföljning bedöma om åtgärderna har haft önskat resultat. Många åtgärder är också pågående.

Som exempel på pågående åtgärder kan nämnas att regeringen har gett Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Domstolsverket, E-hälsomyndigheten, Försäkringskassan, Lantmäteriet, Myndigheten för digital förvaltning, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Riksarkivet, Statistiska centralbyrån, Skatteverket samt Trafikverket i uppdrag att etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte. Utredningen om interoperabilitet vid datadelning har lämnat sitt slutbetänkande En reform för datadelning (SOU 2023:96) där bland annat denna fråga adresseras.

Myndigheten för digital samverkan leder sedan 2019 arbetet med att utveckla och etablera en digital förvaltningsgemensam infrastruktur, kallad Ena. Arbetet inom ramen för Ena med tjänster som Mina ombud och Mina ärenden förväntas kunna implementeras på verksamt.se framöver.

Avseende rättsliga förutsättningar för digitala tjänster, pågår det lagstiftnings- och utredningsinitiativ inom flertalet sektorer. I en nyligen genomförd granskning, Digitala tjänster till privatpersoner – stora utvecklingsmöjligheter för statliga myndigheter (RiR 2023:6), konstaterade Riksrevisionen att rättsliga hinder som föreligger för att utveckla digitala tjänster kvarstår. Riksrevisionen rekommenderade regeringen att intensifiera arbetet med att i möjligaste mån undanröja de rättsliga hinder som föreligger för att utveckla digitala tjänster.