Resultat

Trafikverket lägger stor vikt vid att det FoI-stöd som myndigheten lämnar ska vara relevant och motiveras av myndighetens huvudsakliga uppgifter. Riksrevisionens granskning visar emellertid att myndighetens interna styrning och kontroll inte har prioriterats i motsvarande utsträckning, vad gäller riskanalyser och rutiner för FoI-verksamheten samt i handläggningen av forskningsbidrag. Slutsatsen aktualiserar den årliga revisionens tidigare iakttagelser om uppföljning och kontroll i flera myndigheter med forskningsstödjande verksamhet samt riksrevisorernas rekommendation till regeringen i den årliga rapporten 2017 om att generellt se över och stärka kontrollsystemet för bidrag till forskning, utveckling och innovation.

Riskanalys saknas för FoI-verksamheten

Granskningen visar att Trafikverket inte har genomfört en riskanalys specifikt för FoI-verksamheten eller löpande följt upp denna i enlighet med kraven i förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, FISK. Myndighetens interna föreskrifter om riskhantering tillämpas inte i FoI-verksamheten. Riksrevisionen vill samtidigt betona att den årliga revisionen återkommande har bedömt att Trafikverkets övergripande process för intern styrning och kontroll är betryggande och att kraven i FISK uppfylls.

Svaga ekonomiadministrativa rutiner för FoI-handläggning

Granskningen visar att det finns en övergripande process för hur FoI-stöd bereds och beslutas. En rutin för portföljhantering beskriver processen och hur rutinerna vid hantering av FoI-stöd ska vara utformade. Information om projekt som ska ligga till grund för beslut om stöd sammanställs i en projektspecifikation. Riksrevisionens granskning visar dock att styrdokumenten är svaga vad gäller bedömning och uppföljning av ekonomiadministrativa rutiner vid handläggning av enskilda FoI-projekt, såsom bedömning av budget och kostnadsnivåer. Styrdokumenten bedöms inte heller på ett tillräckligt tydligt sätt reglera hur risker ska bedömas och hanteras. Avsaknad av tydliga riktlinjer medför ökad risk för att handläggningen inte blir enhetlig och att viktiga aspekter inte beaktas.

Brister i handläggning av FoI-stöd

Utöver riskanalyser och fastställda handläggningsrutiner har Riksrevisionen granskat beslutsunderlag, avtal och uppföljningar för ett urval forskningsprojekt som fått FoI-stöd av Trafikverket. Urvalet avser 15 projekt som startats och 15 projekt som avslutats sedan 1 januari 2017. Granskningen visar att det finns flera brister i hur projekten har hanterats. Det gäller främst uppföljning av att utbetalda bidrag uppfyller avtalade villkor. I samtliga 15 avslutade insatser som granskats saknas en dokumenterad bedömning av att villkoren för FoI-stöd har uppfyllts och någon ekonomisk slutrapportering från de berörda projekten har inte inkommit. Trots detta har Trafikverket genomfört slutbetalningar till projekten. I flertalet av de granskade insatserna har fakturering dessutom gjorts enligt betalningsplan och inte utifrån upparbetade kostnader. Med andra ord saknas det dokumenterade underlag för upparbetade kostnader i huvuddelen av de granskade forskningsprojekten.

Riksrevisionen har även uppmärksammat två projekt där det kan ifrågasättas om stödet är förenligt med villkoren i Trafikverkets forskningsanslag eftersom projekten delvis haft andra syften än forskning och innovation.

Sammantagen bedömning

Sammantaget anser Riksrevisionen att Trafikverket saknar flera av de rutiner som bör finnas på plats i syfte att säkerställa god hushållning med de anslagsmedel som myndigheten disponerar för FoI-stöd. Trafikverket har framfört till Riksrevisionen att man har identifierat ett behov av att stärka de ekonomiadministrativa rutinerna och har påbörjat ett arbete med det, bland annat genom att se över utformning av avtal, mallar för projektansökningar och projektplaner samt ärendehanteringssystem. Som stöd i det arbetet riktar Riksrevisionen ett antal rekommendationer till Trafikverket. Arbetet med att ta fram och tillämpa ekonomiadministrativa rutiner medför kostnader i sig. Vid fastställande av eventuella kontrollåtgärder bör därför kostnaden för dessa ställas i relation till den identifierade risken.