I det här kapitlet redovisar vi våra iakttagelser för delfrågan om Sidas interna styrning och stöd. Vår granskning visar att de strategigenomförande enheterna har stor frihet i arbetet med att välja samarbetspartner och biståndsform. Den interna styrningen ställer dock krav på att enheterna ska ta fram och redovisa förändringsteorier i sina årliga strategiplaner. Förändringsteorierna ska tydliggöra vilka vägval och prioriteringar som gjorts inom ramen för strategin och ska vägleda framtida val av insatser. Genomslaget i verksamheten av detta krav har dock varit begränsat hittills, vilket delvis kan förklaras av att Sida introducerade kravet 2018 och det inte har alltid tillämpats på äldre strategier i det löpande arbetet. Granskningen visar vidare att flera handläggare och chefer på Sida efterfrågar bättre stöd för att göra övergripande vägval och prioriteringar men att åsikterna går isär. När det gäller att identifiera och prioritera mellan partner och biståndsform för specifika insatser anser intervjupersoner att de stöd och verktyg som finns är tillräckliga.
Sidas interna styrning ger stor frihet till enheterna att välja samarbetspartner och biståndsformer
Sidas interna styrning innebär att de strategigenomförande enheterna har stor frihet att välja samarbetspartner och biståndsformer. Sida kräver däremot i sin interna styrning att enheterna tar fram förändringsteorier som tydliggör vilka övergripande vägval och prioriteringar som gjorts inom ramen för strategin och som ska vägleda val av insatser. Granskningen visar att arbetet med förändringsteorier alltjämt är ett utvecklingsområde på Sida.
Strategiplaner är en del av Sidas interna styrning
Sidas strategigenomförande enheter tar fram en strategiplan för varje strategi. Den ska kortfattat beskriva Sidas förändringsteori för strategin samt det tänkta genomförandet och uppföljningen av strategin, till exempel hur portföljen av insatser ska utvecklas samt vilket resursbehov som enheten har. Syftet med planen är att:
- utgöra ett underlag för avdelningschefens årliga beslut om att delegera genomförandet av strategin till enheten
- säkerställa en planering och ett genomförande där Sida skapar rätt förutsättningar för att bidra till strategimålen.[114]
Därutöver är planen ett verktyg för att säkerställa att verksamheten sker i enlighet med Sidas verksamhetsmål. Planen är intern och tas fram och uppdateras årligen som en del av Sidas verksamhetsplaneringsprocess. De strategigenomförande enheterna tar fram strategiplanen på uppdrag av avdelningscheferna, som beslutar om planen i samband med delegeringsbeslutet.[115]
Sidas enhet för verksamhetsstyrning ansvarar för att ta fram Sidas gemensamma anvisningar och dokumentmallar för strategiplanerna. Enheten utvecklar dem och stämmer av och förankrar dem internt, bland annat med Sidas ledningsgrupp där avdelningscheferna ingår. Utöver de generella anvisningarna kan varje avdelning utforma egna direktiv för vad som behöver ingå i strategiplanen, inklusive särskilda uppdrag, för att den ska kunna utgöra bilaga till delegeringsbeslut.[116] Det är därmed de strategigenomförande enheterna, och avdelningscheferna, som ansvarar för att anvisningarna tillämpas och efterlevs.
Sida ska ta fram förändringsteorier som redogör för vad som ska prioriteras i strategigenomförandet och varför
I samband med operationaliseringen av en strategi ska de strategigenomförande enheterna ta fram en förändringsteori för strategin. Förändringsteorin ska beskrivas kortfattat i strategiplanen, ses över löpande och uppdateras i samband med den årliga strategiplaneringen.[117]
Förändringsteorin är Sidas hypotetiska färdplan eller taktik som ska beskriva vägval och prioriteringar som Sida gör för att bidra till strategins mål, samt resonemanget bakom dessa. Förändringsteorin ska sedan utgöra grunden för de beslut som fattas i strategigenomförandet kopplat till urval av insatser, aktiviteter och samarbetspartner. En konkret hänvisning till förändringsteorin ska till exempel finnas i den fas av insatshanteringen där handläggaren ska motivera hur den enskilda insatsen relaterar till de prioriteringar som finns i strategin.[118]
Enligt anvisningarna för strategiplaner kan en förändringsteori med fördel utvecklas utifrån varje enskilt strategimål men det kan vara lämpligare att utgå från stödområdesnivån eller strateginivån i vissa strategier. I anvisningarna ges flera frågor som enheterna har att ta ställning till vid framtagandet av förändringsteorin, exempelvis följande:
- Vilken typ av förändring och resultat kommer Sida att fokusera på för att bidra till måluppfyllelse och varför?
- Vilka typer av förändringsaktörer, partner och verksamheter avser Sida att samverka med på olika nivåer och varför, för att bygga upp en relevant portfölj av insatser och aktiviteter som bidrar till strategimålet?
- Vilka finansieringsformer är bästa lämpade och varför?[119]
När enheterna tar fram förändringsteorin ska de bygga vidare på tidigare kunskap och framtagna underlag, till exempel information om resultat i strategirapporter samt information i Sidas underlag till strategi och den strategi som regeringen sedan beslutat om och som ger en början till en förändringsteori. Utöver detta tar flera enheter fram så kallade mångdimensionella fattigdomsanalyser[120] vars slutsatser också kan vara relevanta för att utveckla förändringsteorin.[121]
Sida introducerade kravet på att beskriva förändringsteorier i strategiplanen 2018
Kravet på att ta fram en förändringsteori för en strategi infördes genom regeringens riktlinjer för strategier som beslutades december 2017. Sida införde regeringens krav i sin interna styrning, genom att ange att förändringsteorin skulle redovisas i strategiplanen hösten 2018.[122] Innan dess tog enheterna i stället fram verksamhetsplaner som inte krävde någon beskrivning av en förändringsteori för strategin. I stället hade varje operativ avdelning egna rutiner för hur enheterna skulle operationalisera strategier och hur dokumentationen av operationaliseringen skulle göras. Detta kunde resultera i att vissa enheter skulle ta fram så kallade operationaliseringsplaner, vid sidan av verksamhetsplanerna.[123]
När Sida införde den interna styrningen med strategiplaner 2018 innebar det att Sida tog fram gemensamma minimikrav på vad som skulle dokumenteras från arbetet med operationaliseringen, vilket inkluderade kravet på förändringsteorier.[124] Sidas anvisningar och mallar för strategiplaner har uppdaterats sedan dess, se faktarutan nedan.
Sidas interna styrning och stöd för framtagande av förändringsteorier i strategiplaner[125]
December 2017: Kravet på att ta fram en förändringsteori för en strategi infördes genom regeringens riktlinjer för strategier. Riktlinjerna ger ingen beskrivning av vad det innebär att ta fram en förändringsteori. Men Sida skrev, i anslutning till detta, på sitt intranät att framtagandet av en förändringsteori skulle ingå i enhetens arbete med att operationalisera en strategi. Hur operationaliseringen utformades och hur den skulle dokumenteras var upp till varje avdelning. Det tydliggjordes också att framtagandet av en förändringsteori innebar att dra slutsatser om prioriteringar för strategigenomförandet och att motivera dessa.
Hösten 2018: Sida införde krav på att beskriva förändringsteorin i strategiplanen för perioden 2019–2021. Då introducerades mallar och anvisningar för strategiplanen, som inkluderade ett krav på att redogöra för förändringsteorin. Enheterna skulle bl.a. dokumentera vägval och prioriteringar på strateginivå och principer för portföljutveckling som kunde användas vid val av insats. De skulle också beskriva prioriteringarna, avseende förslagsvis typer av samarbetspartner och finansieringsformer, samt motivera prioriteringarna, förslagsvis utifrån bl.a. Sidas erfarenheter i kontexten och Sidas verksamhetsmål.
Hösten 2019: Anvisningar och mallar för strategiplanen för 2020–2022 utvecklades med bl.a. förklarande texter och vägledande frågor. Det framgick att förändringsteorin skulle utgöra grunden för fortsatta beslut i strategigenomförandet och att en förändringsteori med fördel skulle beskrivas per strategimål. Enheterna skulle i strategiplanen bekskriva dels en problemanalys, dels vägval och prioriteringar utifrån olika givna aspekter (bl.a. typer av samarbetspartner). Anvisningen innehöll flera vägledande frågor för enheterna att beakta för detta. Det efterföljande årets anvisningar och mallar, för strategiplanen 2021–2023, var i princip likadana.
Januari 2021: Anvisningar och mallar för strategiplanen för 2022–2024 uppdaterades. Dokumentmallen för strategiplanen uppdaterades med underrubriker och särskilda avsnitt för enheterna att beskriva förändringsteorin. Anvisningar förtydligade kraven på vad som ska dokumenteras under strategiplanens olika rubriker, och tyddligjorde hur arbetet med förändringsteorin skulle hänga ihop med andra analyser och underlag som görs inom ramen för strategigenomförandet.
I samband med de uppdaterade anvisningarna och mallarna togs en serie skriftliga metodstöd fram för att ta fram förändringsteorier, med förslag på en arbetsprocess, samt länkar till digitala verktyg och data att använda vid framtagandet av strategiplaner.
Det varierar i vilken utsträckning som Sidas enheter har tagit fram förändringsteorier hittills
Vår analys av Sidas strategiplaner visar att förändringsteorierna är svåra att utläsa och att det ofta är otydligt vilka vägval och prioriteringar som faktiskt gjorts (se mer i kapitel 5). Våra intervjuer på Sida bekräftar också att det har varierat i vilken utsträckning som enheterna har tagit fram förändringsteorier samt hur tydliga teorierna har varit.[126]
Att förändringsteorierna varit otydliga i strategiplanerna kan delvis förklaras av att kravet på att ta fram förändringsteorier för strategier varit nytt under den granskade perioden. De fem strategier som vi haft som fallstudier i granskningen började gälla mellan 2014 och 2018. Sida har därmed i huvudsak operationaliserat flera av strategierna före regeringens krav på att förändringsteorier skulle tas fram samt före Sidas krav att förändringsteorin skulle dokumenteras i strategiplanen. Sida har inte heller alltid tillämpat kravet på att ta fram och redovisa förändringsteorier på äldre strategier i det löpande arbetet.[127] Detta även om intentionen varit att Sida löpande ska uppdatera och justera förändringsteorin när den väl är framtagen.[128] Sida har därmed tillämpat kravet i olika utsträckning och beroende på var i strategicykeln som en strategigenomförande enhet befunnit sig. En enhet som exempelvis genomförde en strategi som gällde under perioden 2016–2020 hade i praktiken inte samma krav på att redovisa sin förändringsteori för strategin hösten 2018, som en enhet som vid samma tidpunkt hade operationaliserat en nyligen beslutad strategi.[129]
En annan förklaring till att förändringsteorierna varit otydliga kan vara att Sida har behövt bygga upp kunskap om hur man tar fram förändringsteorier. Sida har uppdaterat mallen och anvisningarna för strategiplaner flera gånger sedan 2018 för att förtydliga vad som förväntas (se faktarutan ovan). Enligt avdelningschefer som vi har intervjuat har Sidas arbete med och rutiner kring förändringsteorierna förbättrats över tid, och även resultatet (det vill säga de förändringsteorier som enheterna tagit fram) har blivit bättre med åren.[130] Däremot menar avdelningscheferna att resultatet fortfarande är ojämnt mellan olika enheter, bland annat på grund av att enheterna har operationaliserat sina strategier vid olika tillfällen och därför haft olika bra kunskap och instruktioner att utgå ifrån. Men det beror också på att strategierna kan omfatta flera områden och många mål, vilket gör det svårare att ta fram en förändringsteori som beskriver hur Sida arbetar för att nå förändring på strateginivå.[131]
Sidas arbete med förändringsteorier är alltjämt ett utvecklingsområde
Samtidigt som Sida inte alltid tagit fram förändringsteorier för äldre strategier, visar granskningen att Sida har vissa utmaningar med att redovisa förändringsteorier även för nyare strategier. Sidas enhet för verksamhetsstyrning ansvarar för att ta fram anvisningar och mallar för strategiplaner. Enheten gjorde en uppföljning av genomslaget av de senast uppdaterade anvisningarna från 2021. Enhetens bedömning var att även de uppdaterade anvisningarna hade fått begränsat genomslag och att det fortfarande var svårt att utläsa tydliga förändringsteorier. Det gällde även för nya strategier som Sida hade operationaliserat under 2021.[132] Enhetens uppföljning visade samtidigt att de berörda strategigenomförande enheterna hade ansett att mallar och anvisningar varit tydliga, men att arbetet med förändringsteorier alltjämt är ett utvecklingsområde.[133]
Enligt de avdelningschefer som vi har intervjuat är det viktigt att strategiplanerna redovisar Sidas övergripande vägval och prioriteringar inom strategierna. Samtidigt är det viktigt att redovisningen är på en rimlig nivå och att de inte blir för långa och omfattande, enligt avdelningscheferna. Från deras perspektiv är det snarare viktigt att enheterna redovisar och motiverar de viktigaste vägvalen och prioriteringarna och att redovisningen är på övergripande nivå. Det är också viktigt att Sidas dokumentationsbörda inte blir för stor, vilket flera avdelningschefer menar att det finns risk för. Särskilt om det finns förväntningar på att förändringsteorierna ska redovisa flera komplexa orsakssamband som ska underbyggas med evidens. Omfattande förändringsteorier riskerar också att göra Sidas huvudsakliga vägval och prioriteringar mindre tydliga, snarare än mer tydliga, eftersom prioriteringarna kan bli svårare att utläsa om dokumentationen är för omfattande.[134]
Framtagande av förändringsteorier har inte varit en uttalad prioritering i Sidas verksamhetsplaner
Baserat på Sidas mallar och anvisningar för strategiplaner ska förändringsteorierna vara en viktig del av planeringen av hur en strategi ska genomföras. Det finns dock få övriga indikationer på att arbetet med att utveckla förändringsteorier har varit en prioritering på Sida. Sidas verksamhetsplaner har till exempel inte inkluderat några mål eller aktiviteter för att utveckla arbetet med förändringsteorier.[135] Före 2021 fanns det inte heller något skriftligt metodstöd för arbetet med att utveckla förändringsteorier. Sidas enhet för verksamhetsstyrning tog i början av 2021 fram en serie skriftliga metodstöd för att ta fram förändringsteorier, med förslag på en arbetsprocess, samt länkar till digitala verktyg och data att använda vid framtagandet av strategiplaner.[136]
Den interna styrningen av valet av samarbetspartner och biståndsform på insatsnivå är begränsad
Det finns ingen direkt intern styrning på Sida av hur eller vilka samarbetspartner eller biståndsformer som bör väljas, eller om någon typ av partner eller biståndsformer är att föredra framför andra. Av våra intervjuer på Sida framgår att detta i huvudsak är positivt och viktigt, eftersom det ger handläggare och chefer ett handlingsutrymme att anpassa arbetet utifrån strategikontexten och sin kompetens.[137] Det är i huvudsak strategierna och strategikontexten som ska styra valet av partner, biståndsform och insats och det ingår i Sidas uppdrag att göra val utifrån en analys av detta.
Även om det inte finns någon direkt intern styrning på Sida av hur eller vilka samarbetspartner eller biståndsformer som bör väljas, finns det ett antal ramar och krav som Sida behöver förhålla sig till i arbetet med att välja partner och biståndsformer. Detta redogör vi för nedan.
Sida ska, så långt som möjligt, anpassa finansieringen av en insats till samarbetspartnerns system, samordna finansieringen med andra samarbetspartner samt eftersträva en så kallad programbaserad ansats.[138] I korthet handlar detta bland annat om att Sida ska eftersträva att en insats är i linje med nationella prioriteringar i samarbetslandet och anpassad till lokala system.[139] Vid beredningen av en insats behöver handläggaren därför bedöma om och hur insatsen – med den samarbetspartner och biståndsform som valts – har utformats med detta i beaktande.[140] Enligt vår förståelse kommer detta till uttryck i praktiken genom att intervjupersoner på Sida menar att det finns ett värde i att samarbeta med lokala aktörer, till exempel offentliga institutioner i samarbetslandet eller med en lokal civilsamhällesorganisation framför en internationell, men att det inte alltid är relevant, möjligt eller lämpligt samt att det måste vägas mot andra värden.[141] Detta uttrycker sig också genom att Sida ska eftersträva att använda bredare biståndsformer som kärnstöd och programstöd, framför projektstöd, om det är möjligt.[142]
För att Sida ska kunna planera en beredning av en insats krävs också att den tilltänkta samarbetspartnern i fråga uppfyller grundläggande krav och har de formella förutsättningarna för att kunna ingå avtal med Sida.[143] Inför beredningen av en insats ska Sida beakta tidigare erfarenhet av eller kunskap om samarbetspartnern, och i beredningen ska Sida bedöma samarbetspartnerns kapacitet utifrån flera aspekter.[144] Det finns också hjälptexter, och ibland särskilda frågor som handläggaren ska besvara, för beredningen av insatser med vissa typer av samarbetspartner. Det gäller till exempel stöd till multilaterala organisationer och privatsektororganisationer eller stöd till forskning.[145]
Prioriteringar i Sidas interna styrning kan indirekt påverka enheternas val av partner och biståndsform. Några prioriterade områden i Sidas verksamhetsplan är till exempel att Sida ska ha fler insatser som fokuserar på de allra fattigaste eller att enheterna ska planera för att mobilisera kapital, vilket avdelningar och enheter behöver omsätta i sin verksamhet.[146]
Före 2018 hade Sida en fråga inom ramen för sin insatshantering, där handläggaren ombads att motivera varför den specifika insatsen skulle beredas samt inkludera information om huruvida andra alternativ övervägts.[147] Frågan ställdes i insatshanteringens första steg, där Sida ska planera beredningen av en tilltänkt insats, men togs bort 2018 i samband med en revidering av Sidas insatshanteringssystem Trac.[148] Då bestämdes att det första steget i insatshanteringen skulle fokusera på att planera vilka analyser Sida behöver göra i själva beredningen av den specifika insatsen. Analyser av vilka typer av biståndsformer och samarbetspartner som Sida bör prioritera ansågs tillhöra strateginivå och operationalisering, och skulle därmed inte behöva dokumenteras i samband med hanteringen av specifika insatser i Trac. Frågan i Trac har därför omformulerats så att handläggare nu ombeds att referera till en analys som har gjorts i operationaliseringen.[149]
Flera har behov av bättre stöd för att göra övergripande vägval och prioriteringar, men åsikterna går isär
Det finns blandade åsikter på de strategigenomförande enheterna om behovet av tydligare internt stöd för att göra övergripande vägval och prioriteringar. Men när det gäller att identifiera och prioritera mellan partner och biståndsform för specifika insatser anses de stöd och verktyg som finns vara tillräckliga.
Enheterna har haft liknande arbetssätt men olika ambitionsnivå för att operationalisera strategier
Våra intervjuer på Sida visar att de strategigenomförande enheterna har haft liknande arbetssätt för att operationalisera strategierna, även om strategierna börjat gälla vid olika år. Enheterna har haft interna workshoppar för att analysera strategins mål och hur väl Sidas befintliga insatsportfölj svarar mot dem och mot kontexten i stort. I det här skedet är det vanligt att enheterna identifierar vilka luckor som finns i portföljen och vilka insatser som behöver fasas ut. Det kan också handla om att justera inriktningen för vissa befintliga insatser.[150] Det är upp till chefen att styra processen, och ambitionsnivån kan därmed skilja sig mycket mellan enheter.[151] Ett par enhetschefer har framhållit att det, vid den tidpunkt då de ansvarade för operationaliseringen av strategierna, saknades gemensamma eller utvecklade rutiner för hur man skulle operationalisera och utveckla förändringsteorier, något som nu blivit tydligare.[152]
Arbetet med att operationalisera strategierna har till största del gjorts av de strategigenomförande enheterna själva, vanligen med stöd av rådgivare från avdelningens egna stödenheter. Det har även varit vanligt att ta stöd av Sidas så kallade helpdeskar, det vill säga upphandlade stödfunktioner med tematisk expertis, som Sidas strategigenomförande enheter kan använda för att integrera exempelvis jämställdhets- eller miljöperspektiv i sin verksamhet och sina insatser. Helpdeskarna kan användas för exempelvis kartläggningar av samarbetspartner inom ett område eller för att lämna förslag på hur de insatser som Sida har inom ett verksamhetsområde kan stärkas.[153]
Sidas enheter Verksamhetsstyrning respektive Effektiv insatshantering ansvarar för Sidas processer för strategiplanering respektive insatshantering. Enheterna erbjuder stöd och rådgivning för Sidas strategigenomförande enheter för utveckling av förändringsteorier[154] samt för analyser av insatsportföljer för strategier[155]. Stödet erbjuds till stor del på förfrågan av avdelningschefer eller enhetschefer. Det är dock ingen av de personer som vi har intervjuat på de strategigenomförande enheterna som har nämnt att den här typen av stöd användes när de operationaliserade de strategier som vi studerat i granskningen. Det kan bero på att Sidas stödenheter började ge stöd och utbildningar i dess nuvarande form 2019/2020[156], medan strategierna för våra fallstudier beslutades mellan 2014 och 2018.
Blandade behov av stöd för att göra vägval och prioriteringar
Enligt våra intervjuer på Sida har personer på de strategigenomförande enheterna olika behov av stöd för att operationalisera strategierna och ta fram förändringsteorier.
Ett perspektiv som intervjupersoner framför är att processen för att operationalisera strategin i huvudsak var tydlig och att det stöd som fanns var tillräckligt. Enhetens process upplevdes ändamålsenlig; det var tydligt vad som förväntades och intervjupersonerna hade tillräckligt med stöd för att utforma arbetet.[157] Några intervjupersoner som har varit delaktiga i operationaliseringen av de förnyade strategierna som regeringen beslutat om under 2021, har ansett att det stöd som använts varit tydligt och bra.[158]
Ett annat perspektiv som framförs är att det finns tillräcklig kompetens på enheten eller avdelningen, och att det är svårt för någon utomstående att vägleda enheten för att göra de strategiska vägval som behövs eftersom en sådan person också behöver ha kunskap om strategikontexten. Flera personer anger att de därför inte har behövt stöd för att ta fram förändringsteorier eller att det stöd som funnits inte varit relevant.[159] Flera personer har dock samtidigt nämnt att det kunde vara bra med något metodstöd ”utifrån”, exempelvis från en facilitator eller någon med färska ögon som bidrar till att få i gång dynamiska och kritiska diskussioner om nödvändiga vägval och prioriteringar.[160]
Ett tredje perspektiv som intervjupersoner framför är att Sida behöver blir bättre på att göra genomtänka vägval och prioriteringar i strategin och att det behövs bättre vägledning för det, till exempel vägledande kriterier och principer för hur olika typer av insatser och typer av samarbetspartner kan vägas mot varandra på ett strategiskt sätt. Flera intervjupersoner anser också att det behövs en ökad medvetenhet på Sida om vilka typer av partner som Sida har valt på strateginivå, och vilken betydelse som sammansättningen av partner kan ha för de förväntade resultaten. De ser detta behov mot bakgrund av att en stor del av Sidas stöd lämnas till multilaterala organisationer eller större internationella eller svenska organisationer.[161]
Enheterna identifierar möjliga partner på flera olika sätt
Sida har flera sätt att identifiera och välja nya partner. Enligt vår granskning är det vanligast att Sida identifierar samarbetspartner genom kartläggningar och nätverkande.
Det vanligaste sättet som Sida identifierar möjliga partner på är, enligt våra intervjuer, genom att göra någon form av kartläggning på egen hand. Sådan kartläggning kan innefatta både skrivbordsstudier och nätverkande med andra givare, inom Sida-interna nätverk eller med befintliga samarbetspartner där Sida frågar om relevanta partner för den typ av insats som Sida skulle vilja finansiera.[162] Kartläggningar kan också göras av Sidas helpdeskfunktioner, till exempel helpdesken för jämställdhet, vilket enligt intervjuer är vanligast i de fall där ett område är nytt i strategin och där Sida därför kan ha begränsad tidigare erfarenhet. Intervjupersoner har dock nämnt att helpdesk-kartläggningar inte alltid ger Sida ny information, eller att kartläggningen i sig inte alltid är tillräcklig för att Sida ska kunna prioritera och välja partner eftersom det kan behövas kompletterande bedömningar av olika partners kapacitet.[163] Nya partner kan också bli aktuella genom att Sida kontaktas av en möjlig partner som har ett förslag på en insats. Mängden inkommande kontakter och förslag kan enligt intervjuer tidvis vara omfattande.[164]
I vissa fall har Sida gjort någon form av utlysning för att identifiera eller prioritera mellan möjliga samarbetspartner. För ett par av de insatser som vi analyserat i granskningen har Sida till exempel kartlagt aktörer och därefter bett utvalda aktörer att inkomma med tidiga projektförslag, med utgångspunkt i ett konceptpapper som Sida tagit fram med en övergripande beskrivning av vad Sida söker uppnå. Sida har därefter intervjuat dessa aktörer och utvärderat deras tidiga projektförslag.[165] Det finns andra förfaranden som är formaliserade externa utlysningar, såsom Expression of Interest samt Call for Proposals. Båda dessa beskrivs dock vara väldigt ovanliga och förknippade med mycket administration.[166]
Såväl handläggare som chefer som vi intervjuat uppger att de har tillräckliga metoder och stöd för att identifiera och prioritera mellan relevanta samarbetspartner för specifika insatser. De flesta menar att det stöd som de har kännedom om för att identifiera samarbetspartner är tillräckligt.[167] Det stöd som nämns är just att man kan ta hjälp av helpdeskar, tematiska experter och interna nätverk på Sida när behov finns. De flesta menar också att enheten har den kunskap som krävs att prioritera mellan möjliga partner och bedöma vilken som är mest relevant att gå vidare med för att inleda en specifik insats.[168]