I det här kapitlet beskriver vi först vårt urval av projektansökningar, sedan hur Kammarkollegiet handlägger ansökningar och slutligen underlagen för Arvsfonds-delegationens beslut om projektbidrag. Vi besvarar delfråga 1: Är Kammarkollegiets handläggning av projektansökningar effektiv och har Arvsfondsdelegationen ett tillräckligt gott beslutsunderlag för sina beslut om projektbidrag?
Vår granskning visar att en stor andel av ansökningarna innehåller väl tilltagna budgetar. I handläggningsprocessen förs en dialog om bemanning och budget och dessa ibland justeras inför Arvsfondsdelegationens beslut. I beslutsunderlagen görs dock inte någon tillräcklig beskrivning eller bedömning av den slutliga budgeten.
Våra viktigaste iakttagelser är:
- En stor andel organisationer ansöker om projektbidrag för en väl tilltagen budget. Kammarkollegiets handläggning av ansökningarna innebär att i dialog med den sökande förtydliga ansökan.
- Arvsfondsdelegationens beslutsunderlag saknar i nästan samtliga granskade fall tillräcklig information om projektens bemanning och andra större kostnader i förhållande till vad som ska åstadkommas i projektet. Det innebär att beslut om projektbidrag fattas på basis av ett otillräckligt underlag.
- De flesta projekten planeras komma relativt få deltagare ur målgruppen till godo, vilket innebär en risk för låg effektivitet i användningen av Allmänna arvsfondens pengar.
- Många organisationer har under flera år kontinuerligt fått olika projektbidrag från Allmänna arvsfonden och några organisationer driver flera projekt parallellt. Det är tveksamt om det är förenligt med arvsfondslagens villkor om att fonden inte ska bekosta löpande verksamhet.
Avsnitt
3.1 Riksrevisionens operationaliserade bedömningsgrund
Som beskrevs i kapitel 1 ska ansökningsprocessen för projektbidrag från Allmänna arvsfonden vara kostnadseffektiv, enhetlig och likformig, det vill säga behandla sökandena lika. Samtidigt ska man hjälpa de sökande. Dessa krav står i viss konflikt med varandra och en rimlig balans dem emellan behöver därmed finnas. Hjälpen får inte bli så stor att Kammarkollegiet med sin service och hjälp de facto är med och utformar ansökan. Processen ska också resultera i att de projekt man föreslår att Arvsfondsdelegationen ska bevilja bidrag för, ska hushålla väl med fondens pengar.
Mot den bakgrunden och med tanke på att man fattar beslut om stora bidragsbelopp bedömer Riksrevisionen att Arvsfondsdelegationens beslutsunderlag behöver redovisa
- projektets ändamål och syfte
- en beskrivning av vad som ska genomföras i projektet och hur
- en bedömning av hur projektet uppfyller Allmänna arvsfondens villkor för projektbidrag
- en beskrivning och bedömning av budgeten för bemanning och övrig resurssättning.
3.2 Ansökningar som beviljats projektbidrag 2020–2022
Vår granskning av beviljade ansökningar visade att många organisationer ansökte om en väl tilltagen budget, det vill säga en till synes hög bemanning och stora kostnader som inte motiverades tillräckligt väl i förhållande till vad som planerades genomföras inom projektet. Enligt ansökningarna kommer projektpengarna att komma relativt få direkta deltagare till godo. Många organisationer drev vid ansökningstillfället redan arvsfondsprojekt och flera hade också tidigare drivit arvsfondsprojekt.
3.2.1 Vårt urval
För att skapa en bild av vilken sorts projekt som får bidrag, hur organisationerna beskriver sina projekt och vilka resurser de söker för det, har vi studerat ett urval om 59 ansökningar som beviljades projektbidrag under 2020–2022. 56 ansökningar rörde projektbidrag för tre år och resterande 3 ansökningar gällde bidrag för två år, se vidare bilaga 1 om vårt urval och metod.
För att ge en bild av vad de beviljade ansökningarna kan handla om visar tabell 2 de ansökningar som beviljades projektbidrag vid ett av Arvsfondsdelegationens sammanträden.
Tabell 2 Beslutade projektbidrag vid Arvsfondsdelegationens sammanträde i juni 2022
Projektnamn/innehåll | Beviljat (mnkr) |
|---|---|
Orientering för personer över 65 år | 3,3 |
Djur och natur för barn på sjukhus | 3,0 |
Fysisk och psykisk hälsa i e-sport | 6,1 |
Hälsofrämjande för stress- och långvarigt sjuka | 6,3 |
Barns och ungas rätt till begravningsplatsen | 8,3 |
Sociala idrottsföreningar i föreningssvaga områden | 6,7 |
Motverka stress hos personer med intellektuell funktionsnedsättning | 8,6 |
Elevers rätt till tillgänglig skola | 9,8 |
Främja barns spontana utomhuslek | 5,1 |
Stöd och skydd mot mobbning, undersökning av efterfrågan | 7,2 |
Digitaliseringen för personer med hörselnedsättning | 3,2 |
Fysisk och psykisk hälsa för personer med psykisk ohälsa | 5,7 |
Bryta social och fysisk isolering i utsatta områden | 4,1 |
Motverka ålderism | 2,8 |
Tidningsproduktion – utbildning för personer med psykisk ohälsa | 3,9 |
Källa: Riksrevisionens sammanställning av uppgifter från Allmänna arvsfondens webbplats.
Lätt att söka projektbidrag med gott stöd från Kammarkollegiet
För den som vill söka projektbidrag från Allmänna arvsfonden finns, enligt vår bedömning, mycket god vägledning och stöd att tillgå. På fondens webbplats finns mallar, utförliga anvisningar och lättanvända beräkningsfiler för lönekostnader och projektbudgeten. Där finns också en ”test-snurra” där man kan snabbpröva om ens projektidé skulle kunna få bidrag från fonden. Slutligen bemannar Kammarkollegiet en stödtelefon för den som har ytterligare frågor kring sin ansökan. Ansökningsmallen är strukturerad i fasta rubriker och rutor där den sökande ska beskriva projektets bakgrund, syfte och mål, målgrupp, metod, aktiviteter, samarbetsorganisationer, plan för dokumentation med mera. Till det ska den sökta budgeten specificeras i en mall och organisationens stadgar, senaste verksamhetsberättelse och dokumentation på styrelsens sammansättning ska bifogas ansökan.[31]
Över lag gav en stor majoritet av ansökningarna i vårt urval den information som behövs på ett tillräckligt bra sätt.
Projektens design relativt lika – på grund av arvsfondslagens villkor
Många sökta projekt liknar varandra till sin utformning. Det är tydligt att arvsfondslagens villkor om att projekten ska vara utvecklande påverkar. Organisationerna ansöker ofta om projektbidrag för att utveckla ny verksamhet för sin målgrupp eller för att rikta sin verksamhet till en ny målgrupp. Man kan exempelvis använda en inarbetad metod i ett nytt sammanhang eller kombinera målgrupper och metoder på något nytt sätt. Se exempel i rutan nedan.
Arvsfondslagens villkor om att projektets innehåll ska kunna leva vidare efter projekttiden medför att i stort sett alla projektansökningar anger att man ska ta fram ett metodmaterial för att projektets resultat ska kunna användas av andra efter projektets slut. Workshops är något som ska genomföras enligt de allra flesta ansökningar, men vars innehåll inte beskrivs närmare i ansökningarna. Många projekt ska ta fram appar, filmer och/eller digitala plattformar. Själva verksamheten kan röra exempelvis utbildningar och studiecirklar med olika inriktning, att ta fram olika slags stöd för behövande grupper, tillgängliggöra kunskap, utöva idrott och kultur med mera.
Projekten ska oftast drivas av personer som ska anställas i projektet. Den organisation som ansöker om projektbidraget styrs ofta av målgruppen. De allra flesta har en styrgrupp och en eller flera referensgrupper. På grund av att målgruppens deltagande ska beaktas vid beslut sitter ofta deltagarna ur projektmålgruppen, liksom samarbetsorganisationer, med i dessa båda grupper.
Exempel på typisk design av arvsfondsprojekt – nya kombinationer av verksamhet och målgrupper
Exempel 1
”Syftet är att ny kunskap och nya verktyg ska bidra till en bättre hälsa och ett ökat välmående för målgruppen. Aktiviteterna sker i samband med att barn och unga deltar i fritidsaktiviteter inom idrott eller kultur. Målgruppen får ett större medvetande om sin andning och hur den kan påverka välmående och prestation. Inom ramen för projektet ska ungdomar utbildas till ledare för att de ska kunna leda övningar med andra barn och unga. De metoder som utvecklas dokumenteras som metodmaterial med text, bild och film som sedan samlas på en digital plattform. Efter projektet kan materialet användas av andra föreningar i studiecirklar eller vid träningsaktiviteter. Ett nationellt nätverk med [annan organisations namn] som ansvarig kommer att ansvara för fortlevnad och vidareutveckling samt spridning av verksamheten.”
Ur sammanfattningen i en typisk ansökan om projektbidrag
Exempel 2
”Vi kopplar ihop forskning om engagemang med forskning om välmående, sakfrågor om cirkulär ekonomi med olika aktörers ansvar, vi kopplar ihop unga deltagare med unga influencers […] slutligen: alla dessa kopplingar sker på ungas fritid, vilket vi inte sett ske tidigare.”
Ur sammanfattningen i en typisk ansökan om projektbidrag
Exempel 3
”[Projektets] övergripande och långsiktiga syfte är att medverka i arbetet med att motverka och förebygga psykisk ohälsa, stress och liknande hos unga och vuxna, flickor och pojkar, kvinnor och män, med intellektuella funktionsnedsättningar genom att utveckla ett målgruppsanpassat program, en verktygslåda, med en syntes av skogsbad, mindfulness och hikari för målgruppen.”
”Projektpartnerskapets samlade bedömning och slutsats är att det i dag inte finns något projekt eller någon verksamhet som kombinerar mindfulness, hikari och skogsbad för personer med intellektuella funktionsnedsättningar i en målgruppsanpassad form i Sverige.”
Två citat ur en ansökan om projektbidrag
Organisationerna sökte mycket pengar
I genomsnitt ansökte organisationerna om projektbudgetar på 6,6 miljoner kronor, varav 4,2 miljoner kronor (64 procent) avsåg lönekostnader för 2,6 heltidstjänster under tre år.[32] Många sökte också betydligt högre belopp. I drygt 15 procent av ansökningarna sökte organisationerna om mer än 10 miljoner kronor för tre år.
3.2.2 Få direkta deltagare ur projektens målgrupp
Projekten i de flesta ansökningarna omfattade relativt få deltagare ur projektets direkta målgrupp. I vårt urval varierade det planerade antalet deltagare mellan 25 och 3 000. Vad projektdeltagande innebar varierade dock rejält. I ett fall angav den sökande organisationen att 1 210 personer ur målgruppen skulle delta i projektet. Av dessa skulle dock 1 000 personer endast svara på en enkät. Sammantaget innebär detta att projektbidragen planeras komma relativt få deltagare från Allmänna arvsfondens målgrupper till godo.
För att pengarna ska användas med god hushållning och på ett kostnadseffektivt sätt med så få deltagare, krävs att projekten är angelägna och i hög grad lever vidare och kommer många fler i målgrupperna till godo efter att projekten avslutats. Enligt Kammarkollegiets uppföljning av projektens överlevnad är det 60 procent av projekten ”vars resultat lever vidare på ett tydligt sätt”.[33] Uppföljningen bygger på Kammarkollegiets bedömningar av projektens slutrapporter och en enkät till projektgruppen när slutrapporten godkänts. Enligt vår bedömning är det alldeles för tidigt att bedöma ett projekts överlevnad när det nyligen avslutats. Vidare är det tveksamt om projektets slutrapport respektive enkätsvar kan mäta överlevnaden på ett objektivt sätt. Inte minst för organisationer som återkommande ansöker om projektbidrag från Allmänna arvsfonden, kan det finnas drivkrafter att överdriva bedömningen av genomförda projekts fortsatta överlevnad.
3.2.3 Ansöka om en väl tilltagen budget eller hushålla väl?
Trots att många projekt till sin design var snarlika, varierade de sökta projektbudgetarna kraftigt, framför allt avseende bemanning och externa kostnader (som också oftast handlar om betalning för utfört arbete). Enligt företrädare för Kammarkollegiet är det inte ovanligt att organisationer söker om en väl tilltagen budget, där man utformat projektet med hög bemanning och höga kostnader.[34] I många fall i vårt urval har Kammarkollegiets handläggare i dialog med den sökande organisationen satt ned budgeten (se vidare avsnitt 3.3). Enligt chefen för Enheten för Stöd och uppföljning vid Arvsfondsavdelningen, är det svårt att avgöra vad som är en adekvat resurssättning i projekten.[35] Det finns en ambition att inte slösa med pengarna, samtidigt som man aldrig behöver väga ett projekt mot ett annat.[36]
I drygt 20 procent av de studerade ansökningarna, bedömde vi att bemanningen var orimligt hög i förhållande till vad man beskrivit att man skulle göra i projektet. I ytterligare 20 procent av ansökningarna bedömde vi bemanningen som ”tveksam”.[37] Organisationerna ansökte för i genomsnitt 2,6 heltidstjänster, men i vissa fall för betydligt fler utan att det motiverades tillräckligt väl varför man behövde så många anställda, se exempel 1 i rutan nedan. Även för genomsnittliga och mindre projektbudgetar fanns exempel på när det var svårt att se varför det skulle behövas så hög bemanning som organisationen ansökt om, se exempel 2 och 3 i rutan nedan.[38]
Exempel - Ansökningar med väl tilltagen bemanning och budget
Exempel 1
En organisation ansökte om projektbidrag på 12,7 miljoner kronor. Budgeten omfattade motsvarande 5,5 heltidstjänster och även höga externa kostnader (som även de till stor del rörde avlönat arbete). Av beskrivningen föreföll projektet vara av standardsnitt: man skulle ta fram ett självtest respektive ett coachningsmaterial för gamers för att motverka hatbudskap i e-sportmiljön. Projektet skulle även genomföra workshops med mera och skriva en projektrapport. Inget i ansökan motiverade varför så hög bemanning skulle behövas. Ansökan beviljades projektbidrag på 11,5 miljoner kronor.
Exempel 2
En nationell förening ansökte om projektbidrag på 7,3 miljoner kronor för att bygga upp ett nätverk för en viss målgrupp som bor på landsbygden. I projektet skulle man först kartlägga behovet, ordna en helgträff per termin, finansiera lokala aktiviteter efter målgruppens önskemål, skapa ett digitalt forum för detta, samt delta på konferenser. Föreningen – som startats upp efter ett tidigare, snarlikt arvsfondsprojekt – har sedan tidigare lokalgrupper. Föreningen ansökte nu för en projektbemanning om sammanlagt 3,7 heltidstjänster, vilket förefaller orimligt högt i förhållande till planerade aktiviteter. Ansökan beviljades 7,0 miljoner kronor.
Exempel 3
En organisation ansökte om ett treårigt projektbidrag på 4,7 miljoner kronor för att skapa separatistiska mötesplatser för en viss grupp unga, enskilda kuratorssamtal för dessa, samt föreläsningar och workshops för att öka medvetenheten om målgruppen hos andra aktörer inom föreningslivet. Organisationen sökte för en bemanning om 2,5 heltidstjänster år 1 och 3 heltidstjänster år 2 och 3. Det förefaller orimligt högt i förhållande till de aktiviteter som skulle genomföras enligt ansökan. Ansökan beviljades 4,8 miljoner kronor.
Det är tveksamt om organisationer skulle ansöka om väl tilltagna budgetar om inte ansökningsprocessen innebar en dialog med Kammarkollegiet om budgeten eller om det rådde större konkurrens om bidragspengarna. Med tanke på att lönekostnader utgjorde nästan två tredjedelar av de sökta budgetarna kan det bli fråga om stor överkompensation om projekt med överdriven bemanning beviljas.
Slutligen vill vi framhålla att det samtidigt fanns flera projektansökningar där det tydligt framgick att organisationen ville vara rädd om Allmänna arvsfondens pengar; man sökte för nödvändigheter och skulle använda pengarna på ett effektivt sätt, se exempel i rutan nedan.
Exempel - Ansökningar med god hushållning och effektiv projektdesign
Exempel 1
En ideell förening ansökte om 1,5 miljoner kronor för ett treårigt projekt där man skulle erbjuda mentorer för särskilt begåvade barn från olika socioekonomiska bakgrunder. Genom att utveckla träffar på distans skulle man kunna erbjuda även elever som inte bor nära universitet nivåanpassad stimulans i matematik. I projektet skulle man rekrytera och utbilda mentorer, skapa grupper elever–mentorer, stödja mentorerna, utvärdera och skapa ett verktyg för mentorsträffar på distans. Föreningen sökte för en anställd på 75 procent, 10 månader om året i tre år.
Exempel 2
En organisation ansökte om 2,7 miljoner kronor för ett tvåårigt projekt. Pandemin hade svårförutsedda och allvarliga konsekvenser inom personlig assistans. Organisationen ville kvantitativt och kvalitativt kartlägga dessa konsekvenser och erfarenheter från dem, och utarbeta en krisstödshandledning för framtida liknande situationer baserat på dessa. Man söker för 0,7 heltidstjänster för två år (fördelat på två personer).
3.3 Kammarkollegiets handläggning av projektansökningar
Vår granskning visar att Kammarkollegiets arbetssätt, rutiner, riktlinjer och stödmaterial för att handlägga och bedöma ansökningar har förbättrats de senaste åren. Handläggningen av projektansökningarna omfattar en dialog med de sökande organisationerna där man ställer frågor om bemanning, budget, målgruppens delaktighet med mera, för att enas om en slutlig utformning.
3.3.1 Kammarkollegiets handläggning av ansökningar – gott stöd och goda rutiner
Vi har granskat det skriftliga stöd som Kammarkollegiet har för sin handläggning. Det rör sig om lathundar, checklistor, dokumentationsstöd med mera.[39] Stödet förefaller fullständigt och bra och det har skett ett utvecklingsarbete. De handläggare, controllers, jurister samt enhetschefen vi intervjuat gav en samstämmig bild av hur processen fungerar i praktiken och man anser att den fungerar bra.
Kammarkollegiets handläggning präglas av samarbete, vilket leder till bättre förutsättningar för enhetlighet och utnyttjande av befintlig kompetens. När det gäller sakinnehållet i projektansökningarna arbetar handläggarna i grupper, där flera handläggare läser och bedömer ansökningarna. Vad gäller projektekonomin går controllers igenom underlagen och juristfunktionen svarar för vissa kontrollmoment (se kapitel 4 och 5). Den ansvariga handläggaren svarar för all kommunikation med den sökande och föredrar ärendet för sin enhetschef och Arvsfondsdelegationen.
3.3.2 Ansökningsprocessen är interaktiv med den sökande – risk för att Kammarkollegiet blir ”beställare”
För projektansökningar som handläggargruppen bedömer har potential men behöver utvecklas, återkommer handläggaren till organisationen med frågor om klargöranden. Det kan röra sig om att de behöver beskriva målgruppens roll tydligare, stämma av mer med målgruppen, göra en omvärldsbevakning, konkretisera hur projektet är ”utvecklande”, hitta fler samarbetspartner, med mera.[40] På det sättet har handläggningen av ansökningarna ett tydligt interaktivt och coachande inslag. Med det arbetssättet riskerar Kammarkollegiets handläggare – som i nästa steg tar fram förslag till beslut om bidrag – att engageras och vara med och utforma projektansökan i alltför hög grad. Enligt chefen för Stöd och uppföljningsenheten är man dock medveten om risken för att bli ”beställare” – det är också en levande fråga för Kammarkollegiet.[41]
3.3.3 Interaktiv handläggning av sökt budget – risk för överkompensation och olika behandling
Det är svårt att bedöma vad som är rimlig resurssättning av projekten.[42] Utifrån controllerns granskning av den sökta budgeten ställer handläggaren ibland frågor om den sökta budgeten till organisationen och i dialog med den sökande organisationen har Kammarkollegiet i många fall dragit ner budgeten. Det förekommer även att man gör neddragningar utan att den sökande organisationen går med på det.[43]
I vårt urval var den genomsnittliga neddragningen av sökt projektbidrag knappt 560 000 kronor, varav knappt 350 000 kronor avsåg lönekostnader.[44] Bland de ansökningar där vi bedömde att bemanningen i ansökan var omotiverat hög eller tveksam var den genomsnittliga neddragningen drygt 800 000 kronor (varav 640 000 kronor lönekostnader). Samtidigt beviljades 20 procent av dessa en projektbudget som var större än den i ansökan. I vår granskning har vi inte tagit del av Kammarkollegiets dialog med de sökande. Ibland framgår det av föredragningspromemorian till Arvsfondsdelegationen att bemanningen diskuterats med den sökande och dragits ned, se vidare avsnitt 3.4.4. Ju fler tillfällen de sökande organisationerna får att diskutera och anpassa sin ansökan, desto mer sannolikt att man i ansökan lägger sig på en väl tilltagen budget.
3.4 Arvsfondsdelegationen beslutar om projektbidrag
Vi undersökte om beslutsunderlaget gav tillräckligt med information om det sökta projektet – vad som ska åstadkommas, hur och varför, vad det kommer att kosta och varför – för att besluta om projektbidrag ur Allmänna arvsfonden.
Våra huvudsakliga iakttagelser är följande:
- Beslutsunderlagen saknade i stort sett genomgående tillräcklig bedömning av eller motivering till stora lönekostnader (bemanning och lönenivåer). Rena felaktigheter förekom.
- I en mindre andel av föredragningspromemoriorna var beskrivningen av projektet, dess syfte och planerade genomförande otillräcklig för att få en tydlig bild av vad Arvsfondsdelegationen skulle ge bidrag till.
- Föredragningspromemoriornas standardiserade form med fasta rubriker och standardiserad gradering av villkorsuppfyllelsen är bra och har också under den granskade perioden utvecklats till det bättre.
Först beskriver vi beslutsunderlagen och beslutsprocessen för att därefter redogöra för våra iakttagelser.
3.4.1 Beslutsprocess och beslutsunderlag
När en enhetschef har godkänt handläggarens förslag till beslut skickas ärendets beslutsunderlag till Arvsfondsdelegationen.
Underlaget består av
- utkast till beslut
- föredragningspromemoria
- övergripande budgetsammanställning (som sedan blir bilaga till beslutet).
Det är föredragningspromemorian och budgetsammanställningen som tillsammans innehåller den information som ledamöterna i Arvsfondsdelegationen har som underlag för att fatta beslut.[45] Föredragningspromemorian omfattar ett antal fasta rubriker för att beskriva organisationen och projektet och för att bedöma villkorsuppfyllelse, budget med mera. Budgetsammanställningen anger projektets totalbelopp för lönekostnader, externa tjänster, lokalhyra, andra verksamhetskostnader, information och marknadsföringskostnader, utrustning, resor och revisors granskning.
Vid sammanträdena föredrar den ansvariga handläggaren ”sina” ärenden och delegationens ledamöter kan ställa frågor och diskutera. Därefter fattar de beslut.[46] Cirka 75 procent av besluten utgör avslag. Den vanligaste orsaken till avslag är otillräcklig villkorsuppfyllelse.[47] Man beslutar om projektbidrag för hela projektperioden. Alla inblandade från de två myndigheterna som vi har intervjuat är nöjda med processen.[48]
3.4.2 I några fall var informationen om projektet otillräcklig
Under rubrikerna Bakgrund respektive Genomförande i föredragningspromemorian ska handläggaren beskriva det sökta projektet. Framför allt ska man beskriva vad den sökande organisationen vill göra, på vilket sätt och varför. I de flesta fall beskrevs detta väl, men i 15 procent av fallen bedömde vi att texten gav en otillräcklig bild av det projekt som skulle beviljas projektbidrag.[49]
3.4.3 Tydligt att projekten uppfyllde arvsfondslagens villkor
Föredragningspromemorian omfattar också bedömningar av projektets villkorsuppfyllelse. Projektets grad av nyskapande/utvecklande[50], målgruppens delaktighet och projektets möjlighet till överlevnad redovisades och bedömdes på ett tydligt sätt i hela vårt urval. Över den granskade perioden har beskrivningarna och bedömningarna gjorts mer utförliga. Man tillämpar en fast bedömningsskala – svag, medel, hög – där det krävs minst medel på varje del för att få projektbidrag.
3.4.4 Budgetbedömningarna var otillräckliga
Föredragningspromemorian har ett fast avsnitt där delegationen ska bedöma projektets budget och organisationens kapacitet, Bedömning av budget och kapacitet. I vårt urval var texten under denna rubrik oftast helt otillräcklig. I många fall utgjordes texten av någon enstaka mening eller två, se exempel i nedanstående ruta.
Med tanke på att lönekostnader står för en stor budgetandel och att många organisationer söker för en väl tilltagen bemanning är det särskilt viktigt att beslutsunderlaget omfattar uppgifter om och en bedömning av beviljad bemanning och lönekostnader. Men tillräckliga uppgifter om detta förekom sällan. I flera fall angav Kammarkollegiet att bemanningen hade diskuterats med den sökande organisationen och därefter dragits ned. För de ansökningar där vi hade bedömt att den ansökta bemanningen var orimligt hög, nämndes ofta gjorda neddragningar, men ibland saknades relevant belopp, ibland saknades information om att neddragna belopp i stället lagts på andra budgetposter och det förekom också några överdrivna uppgifter om gjorda neddragningar.
Det samlade intrycket är att Arvsfondsdelegationens beslutsunderlag inte innehöll tillräckligt goda bedömningar av budgeten för att besluta om bidrag och att Kammarkollegiet ofta slarvat med beslutsunderlaget när det gäller projektbudgeten. En rad olika exempel på hur bedömningarna sett ut finns i rutan nedan.
Exempel - Kammarkollegiets bedömning av projektens budget och kapacitet
Exempel 1
En organisation ansökte om drygt 5 miljoner kronor i projektbidrag för att utveckla it-stöd för äldre. Bedömningen lyder i sin helhet:
”[En samarbetsorganisation] bidrar i projektet till internetkostnader och lokaler till ett värde av 168 000 kronor under tre år”.
Exempel 2
En organisation ansökte om 12,7 miljoner kronor och föreslås beviljas 11,5 miljoner kronor för att ta fram ett självtest och ett coachningsverktyg för att gamers ska upptäcka och motstå hatiska och extremistiska budskap i sina spelmiljöer.
”Kansliet är medvetna om att detta är ett dyrt projekt men bedömer efter vissa revideringar med ca 1,5 miljon kronor [Riksrevisionens markering] att budgeten är relevant för projektets genomförande. Detta är ett nationellt projekt med ett innehåll som aldrig tidigare prövats där alla de stora e‑sportorganisationerna i Sverige är med i genomförandet. [Den sökande organisationen] är en organisation som vuxit mycket de senaste 10 åren och de säger själva att de måste vara noga då de arbetar med svåra frågor inom ex våldsbejakande extremism och avhoppare från gängkriminalitet […]”
Exempel 3
En organisation ansökte om 7,1 miljoner kronor och föreslogs beviljas 8,3 miljoner kronor för att utveckla en metod genom vilken barn och unga får upptäcka och lära sig mer om begravningsplatser. Beslutsunderlagets budgetbedömning lyder i sin helhet:
”Utöver arvsfondsmedel finns medfinansiering från [sex organisationer]. Medfinansieringen bedöms som mer omfattande än vad den sökande angett i budgeten.
Budgeten har i samråd med den sökande dragits ner med cirka en miljon kronor [Riksrevisionens markering]. Huvudparten av neddragningen avser borttagandet av en ny app där man i stället vidareutvecklar digitala lösningar som redan finns. Budgeten är, trots neddragningen, förhållandevis stor vilket bedöms motiverat bland annat med hänvisning till att projektet ska utforska ett nytt område, arbeta med ett stort antal aktörer, anställa många ur målgruppen samt skapa en modell för hela landet.”
Exempel 4
En organisation ansökte om 6,5 miljoner kronor och föreslogs beviljas 7,2 miljoner kronor för att utveckla sin tidskrifts kultursida till att bli mer inkluderande. Budgetbedömningen lyder i sin helhet:
”Kansliet bedömer både budget och kapacitet relevant efter de förändringar (neddragning [Riksrevisionens markering] jämfört med sökt budget) som är gjorda under externa tjänster år två och tre.”
Exempel 5
En organisation ansökte om och föreslogs beviljas 4,7 miljoner kronor för separatistiska mötesrum för en viss grupp unga. Bedömningen lydde i sin helhet:
”En justering av kuratorstjänsten för år två och tre har gjorts från en tjänst på 50 % till 30 %. I övrigt har inga större förändringar av budgeten skett. Allmänna arvsfonden är ensam finansiär.”
Vi bedömer att Arvsfondsdelegationen i få fall har haft tillräcklig information om vad den sökta budgeten avser. I flera fall har Kammarkollegiet kommenterat att projektet föreslås beviljas en omfattande budget, se exempel 2 och 3 i rutan ovan, men motiveringarna har inte varit tillräckliga.
3.4.5 Villkorskonflikt när projekt tangerar föreningens löpande verksamhet
Arvsfondslagens krav om att pengar inte ska betalas ut till löpande verksamhet medför att sannolikheten ökar för att organisationer bildas och drivs för att kontinuerligt söka olika slags projektbidrag. I vårt urval såg vi åtminstone två organisationer vars ordinarie verksamhet går ut på att driva tillfälliga projekt[51], se exempel 2 och 3 i rutan nedan.
Oavsett hur uttalad idén om att kontinuerligt ansöka om projektbidrag är, är det många som gör det i praktiken. 63 procent av de som söker om projektbidrag från Allmänna arvsfonden har inte tidigare fått något bidrag från fonden.[52] Av de som tidigare fått bidrag är det många som befinner sig i slutfasen av ett projekt och nu ansöker för ett nytt projekt som är en utveckling av det tidigare. Andra har haft flera arvsfondsbidrag tidigare och överlappande i tiden.
Exempel – Projekt som ligger nära löpande verksamhet
Exempel 1
En organisation som 2020–2023 drev ett treårigt projekt om hur gymnasieungdomar kan påverka företagens hållbarhetsarbete, sökte och beviljades 2021 bidrag för ett nytt treårigt projekt om att stötta ungas engagemang för cirkulär ekonomi.
Exempel 2
En organisation har beviljats bidrag för nio treåriga arvsfondsprojekt sedan 2016. Tre treåriga projektbidrag beviljades för perioden 2019–2022. Under 2021 hade man fyra eller fem pågående treåriga arvsfondsprojekt samtidigt.
Exempel 3
En organisation har sedan 2015 beviljats bidrag för fyra arvsfondsprojekt, varav två löpte helt parallellt från 2019.
Exempel 4
En lokalavdelning till en organisation driver för närvarande tre treåriga arvsfondsprojekt, om än med olika inriktningar.
I varje projektansökan gör Kammarkollegiet en bedömning av hur det sökta projektet förhåller sig till organisationens löpande verksamhet. Men vi bedömer att även antalet projekt per organisation spelar in. Ju fler arvsfondsprojekt en organisation driver parallellt eller om de nyligen har drivit liknande projekt, desto närmare lägger sig Arvsfondsdelegationen att finansiera organisationens löpande verksamhet – när organisationen alltid eller ofta har ett eller fler arvsfondsprojekt som ekonomisk bottenplatta.
Oavsett övrig kvalitet i projekten är företeelsen problematisk i förhållande till arvsfondslagens villkor om att projektbidragen inte får finansiera löpande verksamhet, enligt vår bedömning.